Из опыта работы ГУ ГАРО по методическому
обеспечению работы по формированию АФ РФ

 

Формирование Архивного фонда Российской Федерации  (АФ РФ) одно из основных направлений деятельности архивных органов и учреждений. Это одно из самых многоаспектных  видов деятельности  архивов, включающих в себя огромную организационно-методическую работу, связанную с взаимоотношениями с организациями-источниками комплектования, что требует знания правовой, нормативной, методической базы по всем вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Архивисты, работающие в этом направлении должны владеть вопросами делопроизводства в организациях, знать учет архивных документов на ведомственном хранении, использование документов ведомственных архивов. Все перечисленные разделы деятельности требуют освоения на высоком профессиональном уровне, который обеспечит грамотное общение со специалистами и руководителями организаций- источников комплектования.
Для молодых сотрудников отдела формирования АФРФ разработана памятка «Архивное законодательство и основные нормативные документы об организации архивного дела в  Российской Федерации», которая обновляется вместе с изменениями в архивном законодательстве. Эта памятка используется при проведении совещаний в организациях, семинаров по вопросам ДОУ и архивного дела, при встречах с руководством организаций-источников комплектования, в процессе заключения договоров с организациями.
Для  организационной работы используются также: примерные договоры с держателем личного фонда,  с собственником фотодокументов, в том числе на цифровых носителях,   с организациями частной и иной формы собственности, а также  примерные положения об ЭК и об архиве организации, (последние разработаны на основе соответствующих документов Росархива с внесением изменений, соответствующих последним изменениям в законодательной и нормативной базе). Разработаны также шаблоны писем, направляемых в организации по вопросам своевременного выполнения ими необходимых работ в части работы архива и организации делопроизводства (передача документов, упорядочение,  проверка наличия дел, разработка инструкций по делопроизводству, номенклатур дел).
Необходимость разработки методических пособий определяется уровнем регламентированности отдельных вопросов в имеющихся нормативных и методических документах. Например, имеется довольно полное методическое пособие ВНИИДАД по составлению описей дел, но у нас проблемными и отстающими по описанию документов являются высшие учебные заведения. Для работников архивов этих организаций разработаны  «Памятка по формированию годовых разделов описей учебных учреждений», «Примерный годовой раздел описи вуза», «Примерная номенклатура дел основных структурных подразделений вуза». Этот комплект методических пособий донесен до работников учебных заведений на семинаре, на котором решались и другие методические вопросы.
Работа с организацией-источником комплектования госархива начинается с момента изучения документов, созданных в деятельности организации, процесс работы с возможным источником комплектования  изложен в  Методических рекомендациях. «Работа со списком организаций – источников комплектования Государственного архива Ростовской области».  Среди приложений к рекомендациям имеются Заключения о введении и выведении организации из списка.
Самой сложной проблемой для госархива многие годы являлось обеспечение сохранности документов на ведомственном хранении, в связи с длительным периодом  отсутствия планового комплектования. Уследить за неправомерной деятельностью руководства организаций по уничтожению документов, особенно в «лихие» 90-е гг. было очень сложно. После расширения площадей в 2002 году начался интенсивный прием документов в госархив, который, к сожалению, не обеспечил поступления на хранение полного объема  документов, хранящихся сверх срока, а новое хранилище за почти десятилетие такого приема оказалось заполненным на 100%. Т.е. за 2002 – 2010  принято более 100 тыс. дел. В процессе работы по приему возникала необходимость решать вопросы, связанные с утратой документов, с отсутствием комплектности описей, отсутствием руководителей реорганизованных и ликвидированных организаций, которые должны были утвердить описи, и ряда других обстоятельств. Для решения многих вопросов, возникающих при приеме дел, в 2003 году разработана памятка «Организация работы по передаче документов из ведомственных архивов в ГАРО».  Изучение вышедших в 2007 году «Правил  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», а также накопленный опыт работы по приему документов потребовал обобщить его в следующей памятке «Прием-передача документов в госархив». Она обсуждалась на совместных занятиях по повышению квалификации двух отделов: формирования АФ РФ и государственного учета и обеспечения сохранности документов. Совместное обсуждение проблем приема – передачи специалистами двух направлений позволило детально  рассмотреть многие нюансы, обеспечивающие единство учета документов на стадии ведомственного хранения и постоянного хранения в госархиве.
Самый простой способ  обеспечить сохранность документов – это  своевременный прием  документов в госархив. Эта мера позволит также снизить нагрузки по хранению и учету документов в ведомственном архиве.
Можно обеспечить своевременное обследование состояния хранения документов в организациях. Для оперативного проведения такого обследования разработаны формы справок, в которые куратор вносит конкретную информацию о каждой организации, вписывает рекомендации по улучшению или изменению условий хранения, своевременного  упорядочения, проверки наличия документов и другие. Справку подписывает куратор отдела формирования АФ РФ ГУ ГАРО и представитель организации.
Более внимательное   отношение к вопросам учета документов в ведомствах привело к необходимости разработать памятку о порядке формирования и ведения наблюдательных дел организаций-источников комплектования ГУ ГАРО. Памятка разработана с целью уточнения состава документов, сроков их хранения, определения порядка формирования, ведения наблюдательного дела и отбора на хранение документов, входящих в его состав. В памятке дан перечень документов наблюдательного дела со сроками их хранения.
Экспертиза ценности и упорядочение документов в организациях – это тот вид работы, который особенно нуждается в методическом обеспечении. Сектор экспертизы ценности документов госархива, это подразделение, в котором часто появляются молодые сотрудники, которые могут помимо правил получить памятки и рекомендации по этим сложным вопросам. «Проведение экспертизы ценности документов в организациях – источниках комплектования ГАРО», « Требования к качеству описания  документов и дел», «Справка по истории фондообразователя и  фонда. Предисловие к описи», «Составление номенклатур дел организаций», «Некоторые аспекты нормативно правового обеспечения, проведения экспертизы ценности и описания документов по личному составу».
Методические пособия разработаны и для работы с держателями личных фондов, для описания фотодокументов.
Таким образом, все, что возможно обеспечить методически и организационно на региональном уровне мы стараемся обеспечить, но есть ряд вопросов, которые решить нам не под силу.
Жизнь подбрасывает все новые  организационные вопросы, связанные с формированием АФ РФ. Например, несколько лет назад возобновилась тенденция к расформированию ведомственных архивов, осуществляющих  хранение документов по личному составу. В 2006 году нам с трудом удалось приостановить «реорганизацию» объединенного  архива Министерства образования Ростовской области, который существовал с 1980 года, осуществлял хранение 11 000 дел по личному составу 41 организации  с 1941 года, Так называемая реорганизация заключалась в передаче учреждениям образования документов их предшественников, что заведомо ухудшало условия хранения, учет и использование этих документов, налаженных почти за 30 лет работы объединенного архива.
В 2011 году ОАО «ЭМК-АТОММАШ» затеял аналогичную операцию, воздействуя на комитет по управлению архивным делом посредством письма МЭРА г. Волгодонска. Эта ситуация еще не решена, но госархив скорее всего примет документы постоянного хранения до момента акционирования организации (около 1500 дел), хотя только в 2007 году руководство ОАО обращалось с просьбой продлить временный срок хранения документов до 2008 года в связи с хорошими условиями их хранения и активным  использованием.
И, наконец, филиал ОАО РЖД «СКЖД» обрушился со своими сотнями тысяч документов по личному составу (более 380 000 дел), которые ОАО РЖД предписал им передать в государственные и муниципальные архивы в «целях совершенствования архивного дела и укрепления материально-технической базы архивов железной дороги».
Эти ситуации осложняются еще и тем, что ведомственные архивы, которые располагают достаточными площадями, крепкой материально-технической базой (архив СКЖД оборудован мобильными стеллажами), кадрами, вынуждают госархив принять от них документы постоянного хранения с истекшим сроком ведомственного хранения именно в тот момент, когда наши хранилища переполнены, и с 2011 года мы не планируем прием документов ведомств.
Такие организационные вопросы не решить никакими методическими пособиями. Должна быть выработана единая политика по отношению к архивам организаций,    не позволяющая распылять документы однажды собранные в ведомственном архиве, который является ведущим по данной отрасли на данной территории, имеет условия хранения документов, соответствующие нормативным, выполняет работы по комплектованию, учету и использованию документов на хорошем профессиональном уровне. Часто сами работники таких архивов остаются в растерянности от решений, которые принимают их вышестоящие органы.
Это организационные вопросы, а в методическом плане хотелось бы получить своевременную, т.е. предваряющую события, помощь Росархива и ВНИИДАД по вопросам неизбежно надвигающегося приема документов постоянного хранения на небумажных носителях.
Мы понимаем, что надо готовить методическую базу для приема не только фотодокументов, но и управленческой документации на электронных носителях. Хотелось бы знать, как этот вопрос решается на федеральном уровне, будут ли архивы обеспечены единой методикой, или каждый должен позаботиться о себе сам? Будет ли единый подход к решению этого вопроса, или в каждом регионе придется вырабатывать свои подходы? Сейчас, наверно, это самый животрепещущий вопрос для архивистов. Судя по распоряжению Правительства от 12.02.2011 № 176-р и последним публикациям вопрос об электронном документообороте в поле зрения  Росархива. Но для нас этот вопрос уже не нов.  Электронный документооборот внедрен в ряде ведомств, Администрация Ростовской области и отраслевые министерства  входят в  единую систему электронного документооборота.  Все больше организаций стремятся к безбумажному делопроизводству. В этом году Министерство финансов поставило перед нами ряд вопросов о хранении  документов на электронных носителях. Может быть, мы торопим события, но не хочется опоздать, поскольку работать нам приходится с очень серьезными структурами достаточно оснащенными в материально-техническом и профессиональном плане.
Так в кратком изложении выглядят наши проблемы и наши подходы к методическому обеспечению их решения.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83