Из опыта работы Архивной службы РСО-Алания

и государственных архивов с организациями – источниками комплектования

различных форм собственности

 

На территории Республики Северная Осетия-Алания  по состоянию на 1 января 2011 года хранится 1 302 452 архивных дел, в их числе 676 688 ед.хр.- документы Архивного фонда РСО-Алания, которые хранятся  в государственных и муниципальных архивах, в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, в библиотеках и музеях.
Весь этот массив документов отражает экономическое, социально-политическое, культурное и этническое развитие нашей республики и формируется четырехсот тремя (403) организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. К сожалению, состав документов в последние годы становится все менее интересным и  полным, редко встретишь глубокий аналитический отчет о деятельности организации, в основном - это статотчеты.
Очень важный пласт НТД – представлен в основном  документами, созданными в советское время, а также содержащими коммерческую тайну. Собственники этих документов зачастую не склонны передавать их на государственное хранение.
Структура организаций- источников комплектования представлена следующим образом:  49 организаций (12.2%) - федерального уровня,   354 организаций (87.8%)- республиканского уровня. Список источников комплектования государственных архивов включает в себя 102 негосударственные организации(25.3%, это - ОАО, политические партии, союзы, национально-культурные общества).
С организациями федерального подчинения мы работаем на основе заключенных соглашений о сотрудничестве. По состоянию на 01.01.2011 года подписано 49 соглашений. Вопрос о приеме документов на государственное хранение, которых стоит на повестке дня по известной причине - отсутствие свободных площадей в госархивах. Мы разделяем правоту территориального принципа комплектования госархивов документами федеральных организаций, которые содержат важную информацию для истории республики, но практическое  осуществление этого метода  крайне затруднено. Да и сама процедура его реализации окончательно не проработана на федеральном уровне. 
Политические, экономические, административные преобразования, происходящие в стране, влекут за собой изменения форм собственности, ликвидацию, реорганизацию, банкротство госпредприятий и документы государственной части АФ РФ остаются во владении организации, зачастую, не являющейся правопреемником  и в условиях, не всегда соответствующих нормам. Около 80 тысяч ед.хр. АФ РФ остаются в организациях сверх установленного срока ведомственного хранения из-за отсутствия возможности их приема на государственное хранение.  Поэтому за сохранностью этих документов  приходится наблюдать на местах, и мы меняем приоритеты в работе, сместив центр её тяжести  в сторону архивов,  вновь образованных  организаций, а так же-хранящих сверх срока документы АФ РФ, добиваясь подписания с ними соглашения о сотрудничестве.
В этих организациях  мы практически стали внештатными сотрудниками, осуществляя комплекс организационных, методических и практических мероприятий по сохранности государственной части АФ РФ, причем, учитывая большой объем работы и ограниченное количество кадрового состава госархивов (которое, кстати, благодаря настойчивости руководителя пока не уменьшается), эту работу проводят сотрудники Архивной службы РСО-А. Краткий перечень проводимой работы представлен следующим образом:
- осуществляем контроль и своевременно вносим изменения в список организаций – источников комплектования госархивов;
- составляем номенклатуру дел, образующихся в деятельности организаций (по договору или бесплатно), предваряя  эту работу изданием распоряжения руководителя организации о предоставлении начальниками отделов перечня документов, образующихся в деятельности отдела. Для небольших организаций мы определяем перечень обязательных документов, подлежащих сдаче в госархив, а не номенклатуру – это национально-культурные общества и другие малочисленные общественные организации;
-  готовим положения об архиве и об ЭК организаций;
- участвуем в заседании ЭК организации,  при необходимости определяем  сроки хранения документов, не вошедших в Перечень, или  обсуждаем сроки хранения некоторых его статей, которые на наш и на их взгляд  отличаются от сроков практического применения.
- проводим упорядочение документов организаций по составленному графику на год (по договору, либо  просто оказываем методическую помощь по организации упорядочения документов). Еженедельно сотрудники  отдела АС проверяют процесс упорядочения документов на местах: качество работы, выборочно просматривая  сформированные дела, на их соответствие Правилам, соответствие состава документов номенклатуре дел и дают  практические  рекомендации по совершенствованию работы;
- по окончании упорядочения документов мы проводим совещание при руководителе (или заместителе руководителя) организации с начальниками отделов и сотрудниками ответственными за ведение архива для всестороннего обсуждения состояния архивной работы, составляется справка-рекомендация по улучшению организации делопроизводства и  архивного дела;
- проверяем все итоговые документы по результатам упорядочения, составляем заключение на описи, проверяем правильность составления акта на дела, не подлежащие хранению, и представляем их на заседание ЭМК АС РСО-А. Затем комплект документов и  экземпляр заключения Архивной службы  передаются руководителю организации на утверждение, после чего комплект документов приобщается к наблюдательному делу организации;
- проводим отраслевые семинары по ведению архивного дела (в 2010 году провели семинар для подведомственных организаций Комитета занятости населения РСО-А и Судебного департамента в РСО-А, в которых участвовали 32 сотрудника ведомств;
В работе с акционерными обществами складываются  разные отношения. Пользуясь методическими рекомендациями Росархива по составлению списка организаций- источников комплектования госархивов, мы стараемся оставить в Списке  организации, изменившие форму собственности, но хранящие не принятые на госхранение из-за отсутствия свободных площадей   документы АФ РФ.
Некоторые организации остаются в Списке в силу понимания руководителя важности вопроса сохранности документов. Вместе с тем уже звучат, обоснованные аргументы о том, что они не должны хранить государственную часть документов, и мы им должны оплачивать хранение документов.
В настоящее время продолжается процесс ликвидации негосударственных организаций и нормы ФЗ-№125 «Об архивном деле в РФ» (п.п.9,10 ст.23) позволили  им передавать документы непосредственно в государственный и муниципальный архивы, даже при наличии вышестоящей организации (п.п.9,10 ст.23). Это привело к тому, что 600 погонных метров стеллажей, установленных в ГАДЛС РСО-Алания в 2008 году, благодаря усилиям руководителя АС Н.В.Чиплаковой, практически  заполнены, а процесс ликвидации все еще продолжается. А с учетом принятых бесхозных документов по л\с не стандартных размеров, в неупорядоченном состоянии, занимающих много стеллажных метров проблема свободных площадей в архивохранилищах все больше обостряется. Работа по обеспыливанию, просушке и научно-технической обработке этих документов требует постоянной корректировки плана.
Работа с организациями-источниками комплектования ЦГА ИПД РСО-Алания –  политическими партиями, общественными  организациями, так же не однозначна, т.к. закон закрепил, что документ- это их собственность, но не определил ответственность владельца за сохранность документов. С этими организациями мы заключаем  договор о сотрудничестве.
Законы «Об общественных организациях» и «О политических партиях» воспринимается ими буквально, они полагают что  - это их собственность, и они не обязаны их сдавать в госархив, а некоторые политические партии и  общественные организации вообще не документируют свою работу,  или руководитель  вводит информацию в свой личный компьютер и когда уходит, уносит все с собой, а новый - не имея каких-либо документов о деятельности организации, отвергает договор о сотрудничестве, подписанный его предшественником. Некоторые политические партии активизируют свою деятельность и формируют какие-либо документы лишь в период очередных выборов в виде брошюр, листовок, бюллетеней.
Наш метод работы  с организациями – источниками комплектования ЦГА ИПД РСО-Алания основан на обучении их ведению делопроизводства, на убеждении, личных беседах,  личных связях, систематическом привлечении лидеров партий, руководителей и сотрудников (при их  наличии, т.к. некоторые из них представлены в одном лице, не имея штата сотрудников) к мероприятиям, проводимым АС:
- семинары по делопроизводству и архивному делу;
- встречи с молодежью;
-историко-документальные выставки;
- презентации, издаваемых АС книг и ежегодного календаря знаменательных дат, в которые включается  информация об их деятельности;
- участию в конкурсах на лучший архив и  на лучшую публикацию, подготовленную по документам архивов.
Размещаем информацию о них на сайте АС, участвуем в мероприятиях, организованных общественно-политическими организациями.
Все это мы делаем для того, чтобы наладить с ними контакт, чтобы они осознали свою значимость, сопричастность к истории республики, к воспитанию,  увы, забытого чувства патриотизма у молодого поколения и поняли, что свою деятельность надо отражать  в документах, сохранность которых может обеспечить в наше нестабильное время  только архив. Мы четко усвоили, что ни письма, ни телефонные звонки, ни подписание договора о сотрудничестве не заменят прямого общения с членами общественно- политических организаций.
Мы стараемся забрать  у них все документы, включая личные записи руководителей, т.к. зачастую они могут много сказать о деятельности организации, и уже в архиве проводим экспертизу ценности. В результате  наш труд (кстати, безвозмездный) иногда оборачивается мизерным количеством  дел, включенных в фонд.
Результат нашей работы с источниками комплектование госархивов  можно оценить по следующим показателям:
-подписание соглашения о сотрудничестве с  организациями федерального подчинения:
на 01.01.2011 года из 49- подписано 49 соглашений - 100%;
-подписание соглашения о сотрудничестве с общественно- политическими организациями:
на 01.01.2011 года из 52 – подписано 49 соглашений - 94%;
- составление номенклатур дел, образующихся  в деятельности организаций:
на 01.01.2011 года в 105орг. обновлены номенклатуры - 73.9%, большая часть которых разработана сотрудниками  Архивной службы РСО-Алания;
- составление положения об архиве  и ЭК организаций:
на 01.01.2011 года 112 организаций имеют положение об архиве - 78.9%;
- выделение помещения под архив:
на 01.01.2011 года  108 организаций имеют помещение под архив-76.1%;
- назначение сотрудника, ответственного за формирование и ведение архива организации:
на 01.01.2011года в 127 организациях имеется ответственный за архив-89.4%;
- упорядочение документов в организации:
на 01.01.2011года в 82 организациях упорядочены документы - 57.7%.
 
Надо отметить, что фронт работы у нас впереди  широкий, есть, где раскрыть свой творческий потенциал.    
Не смотря на существующие проблемы, мы полны чувства оптимизма, т.к.  в вопросе развития архивного дела Архивная служба  находит понимание и поддержку руководства республики - за последние три года  7 проектов постановления и распоряжения Правительства, касающихся архивного дела и представленных руководителем АС Н.В.Чиплаковой, не оставили никого на заседании Правительства равнодушным и принимались без каких-либо поправок.
Депутаты Парламента РСО-Алания, так же интересуются нашей работой и включают в повестку дня своих заседаний вопросы архивного дела.
В 2010 году внесено изменение в республиканский Закон от 01.08.2003г. №31-РЗ «Об административной ответственности за отдельные виды правонарушений»- в список организаций, имеющих право составлять протокол об административных правонарушениях, включена Архивная служба РСО-А, хотя размер штрафа, определяемый Законом, вызывает удивление – от 300 до 500 рублей.
А 21 апреля 2011года на заседании Парламента РСО-Алания была дана высокая оценка работе архивистов республики и серьезно обсуждалась Программа развития архивного дела в республике, одним из пунктов которого является важнейшая, не решенная на сегодняшний день проблема – выделение дополнительных площадей государственным архивам. Правительству республики дали месячный срок для внесения предложений по этому вопросу. Следовательно, по истечении  месячного срока Парламент РСО-Алания опять вернется к нашему вопросу.
Последние два года ни одно мероприятие, проводимое Архивной службой РСО-Алания, не проходит без участия членов Правительства и депутатов Парламента.
Надо так же отметить, что важную роль играют и не малую помощь оказывают в понимании значимости архивов в жизни республики средства массовой информации - ТВ, корреспонденты  различных газет,  присутствуют на наших мероприятиях: выставках, встречах, семинарах, коллегиях. Они с большим интересом берут интервью у  руководителя АС, у сотрудников госархивов и доводят, полученную  информацию об архивах и архивных документах до жителей республики, тем самым, привлекая внимание широкой общественности  к нашему делу.
И в заключении мне хочется пожелать всем архивистам, как минимум, усиления законодательной базы, касающейся отношений госархивов и негосударственных организаций, иметь Правила работы архивов организаций, как нормативно-правовой документ, получить  недостающие нам отраслевые Перечни. Все это облегчит наш труд и гарантирует качественное формирование и сохранение документов организаций различных форм собственности  сложного периода развития нашего государства, который мы переживаем сейчас.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83