тема: «Методические рекомендации по работе с держателями фондов личного происхождения
и комплектованию архива документами личного происхождения»

 

Необходимость разработки  «Методических рекомендаций по работе с держателями фондов личного происхождения и комплектованию архива документами личного происхождения» возникла в связи с изменениями  нормативно – правовой базы архивной отрасли, в частности, с изданием «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» М., 2007.
Документы личного происхождения – это документы, образовавшиеся в процессе жизни и  деятельности отдельного гражданина, семьи, рода. Они имеют большое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное  значение и являются неотъемлемой частью историко - культурного наследия Волгоградской области.
Своеобразие документов личного происхождения как исторических источников заключается в том, что события и факты реальной жизни отражены в них через личностное восприятие конкретных людей, являющихся очевидцами, а нередко и участниками происходивших событий, людей, активно проявивших себя в  профессиональном, общественном, творческом или ином качестве.
Государственное учреждение «Государственный архив Волгоградской области» комплектуется  документами  известных деятелей науки, культуры, руководителей крупных предприятий Волгограда и Волгоградской области. В списке фондообразователей (граждан собственников и владельцев архивных документов)- источников комплектования ГУ «ГАВО» на 01 мая 2011 года состоят 23 человека: академик, доктор экономических наук М.М. Загорулько; профессор – офтальмолог, доктор медицинских наук, А.М. Водовозов; поэтесса, член союза писателей СССР М.К. Агашина; архитектор Е.И. Левитан; лауреат Ленинской премии, директор завода –комбината силикатных строительных материалов А.П. Адамян и др.
 Также регулярно пополняется  коллекция документов «Народный архив», содержащая воспоминания наших земляков о гражданской войне, периоде сталинских репрессий 1930-х годов,  Великой Отечественной войне, Сталинградской битве, периоде восстановления Сталинграда и области, о жизни в послевоенный период. Всего на хранении в архиве находится 39 фондов личного происхождения.
«Методические рекомендации по работе с держателями фондов личного происхождения и комплектованию архива документами личного происхождения» разработаны и.о. начальника отдела планирования и оргметодработы С.В. Истюфеевой в 2009 году и  согласованы экспертно – методической комиссией архива (протокол от 15.09.2009 №9) и экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол от 25.12.2009 №12).
Целью методических рекомендаций является  оказание практической помощи сотрудникам отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГУ «ГАВО», занимающихся работой по комплектованию архива документами личного происхождения.
Методические рекомендации включают введение и 6 разделов, список использованной литературы. К ним составлено 10 приложений.
В первом разделе указываются источники комплектования архива документами личного происхождения (фондообразователи; лица, владеющие архивом по праву наследования; собиратели и коллекционеры и др.) и критерии отбора документов личного происхождения на государственное хранение (вклад фондообразователя в развитие науки, культуры и других областей деятельности; его  роль  в качестве участника, очевидца выдающихся событий; состав и содержание документов личных архивов и др.).
Второй раздел посвящен мероприятиям, которые должен проводить архив с целью привлечения граждан к передаче личных архивов на государственное хранение: публиковать в периодической печати статьи о значении личных архивов для истории родного края; организовывать встречи с фондообразователями; организовывать выставки по материалам личных фондов и т.д.
В третьем разделе описаны этапы подготовки и проведения переговоров с держателями личных фондов: сбор информации о деятельности фондообразователя, установление контакта и непосредственное ведение переговоров.
В четвертом разделе приведена характеристика документов, которые следует подготовить при включении гражданина в Список фондообразователей (граждан собственников и владельцев архивных документов) и приеме его документов на государственное хранение: предложения о включении фондообразователя в список источников комплектования; заключения о приеме документов на постоянное хранение; сдаточной описи. Данные документы первоначально представляются на согласование экспертно- методической комиссии (ЭМК) архива, затем  - на рассмотрение экспертно – проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, которая принимает окончательное решение о включении гражданина в список источников комплектования архива документами личного происхождения и приеме его документов на государственное хранение.
Пятый раздел посвящен заключению договора о передаче документов личного происхождения на государственное хранение и процедуре приема – передачи документов личного происхождения в архив, которая осуществляется по акту приема на хранение документов личного происхождения и сдаточной описи.
В шестом разделе охарактеризованы документы по учету работы с держателем личного фонда: наблюдательное дело и карточка по учету работы с держателем личного фонда; а также Список фондообразователей (граждан – собственников и владельцев архивных документов) – источников комплектования ГУ «ГАВО» и журнал учета поступлений документов фондообразователей (граждан – собственников и владельцев архивных документов).
В Приложениях приведены образцы  документов, которые составляются в процессе комплектования архива документами личного происхождения (образцы письма держателю личного фонда; предложения о включении держателя личного фонда в список источников комплектования; заключения о приеме на постоянное хранение документов личного происхождения и т.д.) .
04 марта 2011 года рекомендации были отправлены на рецензирование  в АОГУ «Государственный архив Астраханской области» и ГУ «Государственный архив Ростовской области».  От специалистов данных архивов пришли положительные отзывы. В рецензиях отмечено,  что методические рекомендации подготовлены на высоком профессиональном уровне, актуальны, информативны и обладают практической значимостью.
После получения рецензий методические рекомендации были доработаны: составлено оглавление, отдельным разделом оформлено введение, в последнем разделе отмечено значение рекомендаций для комплектования архива документами личного происхождения. Заключение отдельным разделом не оформлено, так как структура методического пособия не предусматривает такого раздела.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83