ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ

 ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ВУЗа

 

Одним  из апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.       
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации, в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.
Поводом для составления примерной номенклатуры послужило для  нас то, что в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
(2010г.), практически отсутствуют специфические документы, образующиеся в деятельности образовательных учреждений.
В своей работе по составлению примерной номенклатуры дел ВУЗов, мы придерживались принципов:
         -единство в подходе к учету систематизации, описанию и поиску документов;
         -применение индексации дел, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы изменений, добавлений и исправлений;
         -стабильность индексов дел;
         -сохранение за номенклатурой дел функции учета дел.
На начальном подготовительном этапе были определены базовые организации, документы которых послужили основой для составления примерной номенклатуры дел ВУЗов.
Таковыми организациями стали: Северо-Осетинский государственный университет им. К.Л. Хетагурова (СОГУ), Горский государственный аграрный университет (ГГАУ), Северо-Осетинская государственная медицинская академия (СОГМА).
Следующим этапом подготовки к составлению примерной номенклатуры дел ВУЗов явилось определение структуры, функций и задач ВУЗов и их подразделений на основе изучения их организационно – правовых документов: положений, уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании, реорганизации, изменениях структуры ВУЗов, распорядительных документов вышестоящих организаций.
В выше перечисленных ВУЗах проводилось изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности ВУЗов, анализ соответствия фактически сформированных в делопроизводстве дел, ранее составленным номенклатурам дел. Изучение  проводилось в процессе анализа документов текущего делопроизводства и состава документов, находящихся в архивах ВУЗов.
По завершении подготовительного этапа разработки примерной номенклатуры дел ВУЗов мы приступили к выбору классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.
Примерная номенклатура дел ВУЗов построена по структурному принципу. Разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений ВУЗов. Последовательность расположения разделов должна  соответствовать  штатному расписанию.
В примерную номенклатуру дел ВУЗов включены дела, наиболее полно отражающие деятельность основных и вспомогательных участков работы ВУЗа.
После решения вопроса выбора схемы примерной номенклатуры дел ВУЗов мы приступили к  формулированию заголовков дел.
Этот этап является одним из наиболее ответственных, так как, по существу, определяет действенность и полезность примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия.
Заголовки дел в примерной номенклатуре дел краткие и четкие, раскрывают основное содержание и состав документов дела.
В заголовках дел конкретная формулировка (например, приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам, аналитические обзоры по учебно-методическим вопросам, направляемые в Министерство образования и науки РФ, программы кандидатских и вступительных экзаменов и т.д.), также указана копийность документов.
Заголовки дел формулировались на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности ВУЗов. При этом использовался номинальный признак. Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело (распорядительные документы), элементы заголовка расположены в логической последовательности, причем  вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды  документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указаны в начале заголовка.
Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел ВУЗов определены исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими Перечнями: типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (2010г.), с указанием сроков хранения и типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2009г.).
Для документов, не предусмотренных действующими Перечнями, сроки хранения были определены ЭМК Архивной службы РСО-Алания (протокол № 3 от 31.03.2011г.) по согласованию с ВУЗами.
Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определены так же  сроки «до минования надобности» (ДМН) не менее одного года. Это документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методики хранятся до минования практической надобности или до замены новыми (ДЗН).
Временные сроки хранения оговорены примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (при условии истечения срока действия  договора, по завершении ревизии и т.д.).
Для некоторых категорий дел в примерной номенклатуре дел  ВУЗов к сроку хранения добавляется отметка  ЭПК, которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении  установленного срока ЭК ВУЗов проводит дополнительную полистную экспертизу ценности дел и принимает соответствующее решение.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, учета, упорядочения, и обеспечения сохранности документов до передачи их на хранение в государственный архив.
Проект примерной номенклатуры дел мы представляли в СОГМА на рецензирование и апробирование, а затем на рассмотрение ЭМК Архивной службы РСО-Алания.
В дальнейшем, после рецензирования на основе примерной номенклатуры дел  будет разрабатываться конкретная номенклатура дел ВУЗов, являющихся источниками комплектования РГБУ «ЦГА РСО-А»: Северо-Осетинская государственная медицинская академия, Горский государственный аграрный университет, Северо-Осетинский государственный университет им. К.Л.Хетагурова, Северо-Кавказский горно-металлургический институт.
Номенклатура дел ВУЗа составляется работниками, ответственными за делопроизводство и архив. При этом следует учитывать правила ведения делопроизводства, сложившуюся в ВУЗе, отражать все документы, образующиеся в деятельности ВУЗа предваряя  эту работу изданием распоряжения (приказа) ректора о предоставлении начальниками отделов, зав кафедрами и др. перечня документов, образующихся в отделе (кафедре, деканате и др.)
Заголовки дел примерной номенклатуры дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями.
Некоторые структурные подразделения в ВУЗах называются по разному (например: в СОГУ - «Управление по общим вопросам», в ГГАУ - «Учебное управление»), поэтому в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных  подразделений, используемых в  большинстве ВУЗов.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения.
В необходимых случаях, по согласованию с архивным учреждением, сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе.     
Конкретная номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении ВУЗа.
В управлении делами (канцелярии) на основе номенклатур дел кафедр деканатов, отделов и др. составляется сводная номенклатура дел ВУЗа.
Сводная номенклатура дел ВУЗа составляется на календарный год, рассматривается на ЭК ВУЗа, согласовывается с архивным учреждением, вводится в действие с 1 января и в конце года проводится анализ сформированных дел и составление итоговой записи.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83