«Из опыта работы Государственного архива Краснодарского края

по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам

в электронном формате»

 

Одной из основных задач архива является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в архиве. Основу формирования архивного информационного пространства составляет чётко структурированная, построенная на стандартизированном описании документной информации, система научно-справочного аппарата (НСА). Развитие системы НСА на основе автоматизированных технологий представляется актуальной и первостепенной задачей.
В своей повседневной работе сотрудники архивных учреждений сталкиваются с множеством проблем, влияющих на оперативность и эффективность их работы.
Из всего многообразия проблем можно выделить, наиболее существенные:
- низкая оперативность поиска и предоставления информации;
- отсутствие возможности одновременной работы нескольких пользователей с одним и тем же справочным материалом;
- отсутствие единого электронного поискового аппарата;
- использование ручных технологий для описания единиц хранения и ведения картотек.
Учитывая эти факторы, вопрос создания современного единого научно-справочного аппарата в электронном виде является актуальным на современном этапе.
Решение вопроса видится в создании автоматизированной системы НСА на принципах комплексного подхода к проблеме, это позволит существенно сократить сроки исполнения запросов граждан и организаций, повысить результативность и достоверность поиска информации в читальном зале. Создание единой электронной системы позволит обеспечить сохранность информации (сохранение и дублирование на разных носителях информации).
При создании электронного НСА с использованием современных программных средств, будет достигнут эффект мобильности т.е. появится возможность оперативного использования в отделах и службах архива, а при использовании в сетях и интернет-технологиях будет достигнут эффект публичности, т.е. доступности информации для большого количества пользователей.
Если применить к созданию АНСА сканирование (создание электронных копий документов), это позволит получать оцифрованные изображения документов с корректировкой качества, восстановление угасающего текста, обеспечить возможность многократной выдачи и многократного  копирования документов без обращения к подлинникам; в конечном итоге приведет к более оперативному информационному обеспечению заявителей.
Решение вышеизложенных задач потребует не только создания материальной базы, но и соответствующей архивоведческой подготовки.
Приступая к реализации поставленной цели, было бы гораздо удобнее создать сначала полную архитектуру электронного НСА, а за тем начать его внедрение по всем направлениям его развития. Такая схема требует высоких капитальных и людских вложений. На практике получается иначе. Многими архивными учреждениями самостоятельно создаются обособленные части НСА, которые в дальнейшем образуют систему. Такая система должна развиваться комплексно, подчиняясь общим требованиям и закономерностям.
Элементы НСА на электронных носителях в государственном архиве Краснодарского края стали создаваться еще в начале 90-х годов с появлением первых персональных компьютеров.
Необходимость ее создания была вызвана с постоянно увеличивающимся потоком заявителей и как результат исполненных запросов. За период последних 10 – 15 лет количество запросов граждан увеличилось в разы.
Для работы по внедрению баз данных, а в дальнейшем и для работы с ними в нашем архиве был создан отдел компьютерных технологий.
Первым продуктом отдела стала информационно-справочная БД «Поиск» созданная на документы краснодарского горисполкома и крайисполкома первоначально написанная ещё в среде MS DOSS, в дальнейшем была адаптированная в Windows. Сегодня работа начатая в 1990 дала свои положительные результаты. На сегодняшний день в базу заведено более 100 тысяч записей.
Конечно, заполнение полей БД дело затратное, отняло и отнимает много времени т.к. репроконверсия долгая и сложная процедура.
Созданная БД «Поиск», при всей сложности заполнения при большом объеме документов, на сегодняшний день остается самым простым в исполнении, и удобным в использовании программным продуктом. Эффект от использования БД перекрыл все трудозатраты прошлых лет. В настоящее время, в среднем розыск материалов по выделению земли (по ключевым словам) может быть произведен от нескольких секунд до минуты. Уже введены сведения по Крайисполкому и  горисполкому, в настоящее время вводится информация по совхозам и райисполкомам, именно по тем фондам, которые более востребованные в справочной работе.
В связи с большим количеством запросов по вопросам насильственной депортации мирного населения в период оккупации края в годы ВОВ 1941 – 1945 гг. для оптимизации процесса подготовки ответов возникла необходимость создать электронную БД. Такая БД была создана на основе MS Access БД «Угон».
Это существенно помогло решить проблему и разрядить обстановку. Благодаря высокой эффективности БД «Поиск» и «Угон» сегодня не существует проблем с информированием граждан и исполнением справочной работы по включенным в БД позициям.
БД «Поиск» настолько хорошо себя зарекомендовала в работе, что ее применяют многие муниципальные архивы нашего края, но уже касательно тех фондов, которые непосредственно хранятся в этих муниципальных образованиях.
Другим важнейшим направлением создания электронного НСА является перевод описей в цифровой вид. Благодаря усилиям отдела комплектования и улучшению качества принимаемых документов на государственное хранение, сегодня стараемся принимать описи не только на бумажной основе, но и их машиночитаемый вариант, в архиве уже имеются преданные на хранение описи в машиночитаемом формате.
 К сожалению, еще пока сохраняются сложности с финансированием, и оцифровка описей современными планетарными сканерами не проводится, но мы самостоятельно в MS Access сделали БД для ввода описей.
Поводом для создания вспомогательного электронного НСА послужил прием на государственное хранение новых документов из США. В конце2010 г. благодаря усилиям Управления по делам архивов, Кубанского казачества, атамана Н.А.Долуды, куратора архивной службы Кубани, ученых Кубанского государственного университета через Росохранкультуру мы получили богатейшую периодическую библиотеку и документы Кубанского казачьего войска за рубежом. Это более 2500 тысяч журналов с конца 19 века до 80-х годов 20 века, издававшихся по всему миру, документальные и фотографические материалы о деятельности Кубанского казачества за рубежом. Нам необходимо было за короткий срок сделать первичное описание и составить акты приема-передачи для Росохранкультуры. Перед нами стояла задача унифицировать работу и одновременно с перечнем заложить базу для АНСА.
Этого мы добились, создав простейшую БД. После разбора документов и введя их в БД, мы создали удобный вспомогательный НСА. Теперь, на этапе создания описи работа будет значительно облегчена, и, добавив новые вспомогательные поля, можно будет создать великолепный НСА к фонду.
Большим подспорьем в создании электронных АНСА является новая версия ПК «Архивный фонд». За годы работы над этой учетной базой существенно пополнился объем исторических справок и аннотаций к фондам:
За период с 2003 по 2005 г. написано 44 исторические справки, а за 2008 - 2010 - 118. В большинстве это сложные фонды эпохи перестройки и вновь введенных в оборот документов 20 – 30-х годов. Все вновь созданные документы в машиночитаемом формате, и это дает возможность использовать их в любой БД.
Сегодня АНСА ПК «Архивный фонд» является помощником, как при исполнении запросов, так и при консультировании заявителей и исследователей в читальном зале. Возможности получения справочной информации из этого учетного ПК налицо. Но конечно есть и недостатки. При дальнейшей доработке, а ПК «Архивный фонд» при поддержке Архивного агентства постоянно дорабатывается, за что большое спасибо, ПК займет важную позицию в общей системе НСА. В недалекой перспективе хотелось бы увидеть возможность создания из БД ПК «Архивный фонд» АНСА с возможностью глубокого поиска по разным критериям и параметрам.
Еще одним направлением развития НСА является составление описаний фондов и создание путеводителя по фондам. Это, пожалуй, одно из труднейших и трудоемких направлений архивной работы. В нашем архиве, как и в других государственных архивных учреждениях края, под руководством управления работа в этом направлении ведется уже более 2 лет, планируем ее завершить к 2013 году. Сейчас мы завершаем работу над  фондами после 1917 года. К началу 2012 г. мы подготовим не только материалы для печатного издания, но и поисковую БД для работы в читальном зале, и эти же материалы выложим на сайте в сети Internet. Но, к сожалению, все это будет работать в режиме просмотра, а для удобства исследователей хотелось, чтобы присутствовал механизм глубокого поиска.
Актуальность работы по созданию автоматизированного НСА сегодня неоспорима. Читальный зал архива переполнен. В большом количестве приходят запросы по электронной почте, приходится давать много консультаций по телефону. Во всех этих случаях на помощь нам приходят электронные БД и научно-справочный аппарат к фондам. Поэтому перевод НСА в электронный формат является актуальным и давно назревшим вопросом.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83