Система научно-справочного аппарата республиканского
государственного учреждения «Центр документации общественных движений
и партий Карачаево-Черкесской Республики» как основа формирования
общего архивного информационного пространства

 

Республиканское государственное учреждение «Центр документации общественных движений и партий Карачаево-Черкесской Республики» (далее - Центр) образовано в 1991 году в результате преобразования партийного архива Карачаево-Черкесского реcкома КП РСФСР во исполнение Указа Президента РСФСР от 24 августа 1991 года № 83 «О партийных архивах».
На 01.01.2011 в архиве сосредоточено 662 фонда и свыше 127 тыс. дел, все они внесены в описи.
За последние десять лет научно-справочный аппарат (далее - НСА) в значительной мере развивался под влиянием новых категорий запросов граждан и организаций, вызванных принятием трудового законодательства, поступлением на хранение в архив массивов документов по личному составу, выплатой денежных компенсаций лицам, пострадавшим от нацистских преследований, увеличением генеалогических и биографических запросов, продолжением интеграции бывших партийных архивов в систему государственных архивов и, в целом, возрастанием востребованности архивной информации в обществе. 
Архивы разные, но проблемы и пути их решения в общем у нас, у всех, одинаковые.
Одним из главных условий достижения полноценного использования документов является создание и совершенствование НСА к архивным документам.
Обязательными элементами НСА Центра, как и всех архивов, являются описи, исторические справки, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции справочников. Дополнительными элементами системы НСА является указатели, перечни.
Анализ интенсивности использования документов за последнее время свидетельствует об увеличении количества обращений в архив и выдаваемых дел. Количество выдаваемых дел в 2010 году возросло, по сравнению с 2009 годом, на 28%. Это объясняется повышением интереса к истории родного края, изучению жизни и деятельности лиц, сыгравших видную роль в развитии республики, национальных отношений. Такая тенденция, по-видимому, получит дальнейшее развитие, что, в свою очередь, предъявляет серьезные требования к качеству системы НСА.
Необходимость совершенствования научно-справочного аппарата, приведение его в соответствие с современными требованиями, была признана еще в начале 1990-х годов.
Интеграция НСА бывшего партархива в систему НСА госархивов требовала комплекса мероприятий. Достижению этой цели послужила разработка и реализация «Программы развития системы НСА РГУ «Центр документации общественных движений и партий КЧР» на 2009-2013 годы».
Осуществленный тогда анализ НСА позволил установить, что все архивные описи не имели полноценного справочного аппарата (предисловия, оглавления и др. элементов), кроме того, большинство из них, будучи составленными на протоколы конференций, пленумов и заседаний бюро партийных органов с глухими заголовками не отражали содержания дел. Этот недостаток не всегда удавалось преодолеть с помощью перечней вопросов, рассмотренных на заседаниях, поскольку они сохранились не за все годы, зачастую они включали только основные вопросы повестки дня и не имели поисковых данных. По нормативам, действовавшим в бывших партийных архивах, Центр не обладал полным комплектом описей даже наиболее используемых фондов, число экземпляров описей не превышало двух. И сейчас, по данным на 01.01.2011, из 1137 описей только 132 описи в 3-х экземплярах.
Почти все описи имеют итоговые записи, типичным недостатком которых является обозначение лишь общего количества включенных в описи дел без указания первых и последних номеров, а также отсутствие отметок об изменениях, связанных с движением дел. В ходе интеграции Центр занимается уточнением итоговых записей в описях на основе учетных документов, проведением проверки наличия дел с выверкой комплекта учетных документов.
Возникшая потребность усовершенствования описей усугублялась необходимостью первоочередного упорядочения значительных по объему массивов неописанных документов. Дополнительные трудности возникали из-за отсутствия у архивистов практического опыта и методик, учитывавших особенности партийных документов.
В процессе описания россыпи документов, уточнялись данные по истории партийных органов, первичных парторганизаций, их функциях и структуре, создавались необходимый НСА и обязательный экземпляр описей для читального зала.
Наряду с усовершенствованием проводится планомерная переработка описей, не отвечающих необходимым требованиям учетного и поискового аппарата.
В больших фондах насчитывается не один десяток описей, что чрезвычайно затрудняет их учет, особенно в условиях увеличения использования документов. Следуя принципу недробимости архивных описей, Центром проводится переработка описей (изучение дел с их экспертизой и уточнением фондовой принадлежности, заголовков, дат дел, пересистематизация дел и документов и перешифровка всего комплекса дел, составляются новые описи).
В результате переработки фондов обкомов, райкомов, горкомов многочисленные описи дел объединяются в шесть групп:
опись № 1 – дел постоянного хранения включает дела по основной деятельности (по большей части это протоколы);
опись № 2 - дел по личному составу – документы по оплате труда личного состава (распоряжения, лицевые счета, платежные ведомости);
опись № 3 -  личные дела номенклатурных работников;
опись № 4 – дела по приему в члены партии;
опись № 5 – персональные дела коммунистов;
опись № 6 – учетные карточки членов КПСС по состоянию на1991 г.
На сегодняшний день переработано 10 фондов. После переработки 6 фондов райкомов количество описей со 167 сократилось до 33  (приложение №
В целях более оперативного обслуживания пользователей составлены описи на газеты и журналы.
Выработанная архивом методика переработки описей показала свою эффективность, поскольку позволяет одновременно восполнить пробелы в НСА, сделать его более компактным, повысить информативность описей, создать их полный комплект, ускорить поиск необходимой информации и документов.
К составу НСА Центра можно отнести и перечни вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях бюро, секретариатах партийных и комсомольских комитетов. Перечни являются указателями к описям, раскрывающими содержание дел и повышающими информативность описи. Однако отсутствие в подавляющем большинстве фондов «перечней» затрудняет оперативный поиск информации. Поэтому, для быстрого поиска информации о документах, Центром сделан акцент на составление перечней с перспективой издания справочника, который при достаточно высокой информативности требует меньших трудовых затрат по сравнению с каталогами.
В 2009 году издан справочник по фондам, хранящимся в Центре. Это справочник, который включает сведения о документах органов КПСС, ВЛКСМ, политических партий, объединений, общественных организаций.
В справочник включены сведения обо всех без исключения фондах Центра, которые охватывают период с 1917 по 2005 год.
За 1989-2005 годы  архивом было составлено около 200 исторических справок и сведений к фондам, которые послужили хорошей основой для составления индивидуальных характеристик для путеводителя (приложение № 2). Из диаграммы видно, что наибольший пик интенсивности приходится на 2001 год. Это связано с началом работы по составлению путеводителя по фондам архива.
С целью расширения информационного поля путеводитель снабжен приложениями: таблицей фондов, справкой по истории административно-территориального деления Карачаево-Черкесии, справкой о перестройке партийного и комсомольского управления производством в 1962-1964 годах, сведениями о первых секретарях обкомов КПСС и ВЛКСМ. Путеводитель снабжен справочным аппаратом, состоящим из титульного листа, содержания, предисловия, списка сокращений, географического и именного указателей, общей библиографией.
Дополнительно к описям Центр проводит тематическую разработку фондов и располагает систематическим каталогом, который включает 37948 карточек на 6 фондов и 1900 дел.
Схема классификации информации в каталоге учитывает специфику документов, потребности их использования. В основном разработка охватила фонды обкомов КПСС и ВЛКСМ.
Составлена картотека учетно-тематических карточек на 807 единиц  хранения фотодокументов.
Развитие и совершенствование НСА тесно связано с активным использованием информационных технологий, что позволяет решать задачи формирования общего архивного информационного пространства на более высоком уровне.
В плане автоматизации НСА наибольшее внимание уделяется внедрению комплексной программы «Архивный фонд».
По паспортным данным на 01.01.2011 введены сведения в БД «Архивный фонд» на 656 фондов и около 120 тыс. единиц хранения, что составляет, соответственно, 99% и 94%. 
Для формирования полноценного НСА к фондам Центра необходимо повысить техническую оснащенность архива и увеличить штатную численность.
Дальнейшая работа по совершенствованию НСА будет направлена на повышение качества описательных статей и издание различных типов архивных справочников.    
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83