Состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата к фондам личного происхождения
в АОГУ «Государственный архив Астраханской области»

 

В процессе отбора, описания и сохранения для будущих поколений различных видов исторических источников актуальной задачей историков-архивистов является согласно ФЗ-№ 125 «Об архивном деле в РФ» задача сбора и описания документов о жизнедеятельности отдельных лиц, семей и родов, так называемых документов личного происхождения.
В АОГУ «ГААО» планомерная работа с фондами и коллекциями личного происхождения ведется с 60-х годов 20 в.
Особую активность эта крайне сложная, но вместе с тем интересная работа приобрела в 80-ые годы. Это было связано с 40 и 45-летними юбилеями Великой Победы и начала Великой Отечественной войны, стремлением включить в состав Архивного фонда области в инициативном порядке документы краеведов и тех, с кем у госархива сложились и поддерживались многолетние культурные и научные связи.
Документы поступают в архив на основе сдаточных описей, а затем проходят полноценное научное описание.
Работа по разбору документов, формированию единиц хранения, составлению описей и вспомогательного НСА к фондам и описям в АОГУ «ГААО» проводится на основе ежегодного планирования. Работа возложена на отдел ИК, ААТ и справочно-поисковых средств к документам АФ РФ. Выполняет эту работу ведущий архивист отдела. Разрыва между приемом и описанием фактически не имеется.
Достаточно часты случаи поэтапного поступления документов, так  как документы поступают и от родственников в т.ч.  по окончании земной жизни фондообразователей. В таких случаях осуществляется пополнение и описание поступивших групп документов.
Бывают случаи, когда сами фондообразователи по своему усмотрению формируют папки с документами. Уважая их пожелание архивисты в основном сохраняют их в неизменном виде и, не нарушая  принятую научную схему систематизации, формируют опись. Например, так было с фондом М.И. Абросимова - члена Союза журналистов РСФСР, члена Союза театральных деятелей РСФСР. И это отражено в исторической справке к фонду и предисловию к описи.
Методическую базу для выполнения работы по описанию документов личного происхождения в госархиве Астраханской области составляют:
  1. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения. ЦГАЛИ СССР. М., 1990
  2. Методическое пособие «Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода». ВНИИДАД. М., 2007
  3. Методические рекомендации «Составление архивных описей». ВНИИДАД. М., 2007
  4. Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами. ВНИИДАД. М., 2007
При проведении работ по планированию и научному описанию отдел ИК, ААТ и справочно-поисковых средств к документам АФ РФ тесно взаимодействует с отделом экспертизы ценности и комплектования АФ РФ, отделом организации хранения и учета документов АФ РФ и методистом АОГУ «ГААО».   
НСА к документам личного происхождения представлен прежде всего описями, которые являются основным  базовым справочником системы НСА. Базовая роль описи, как информационно-поисковой системы заключается в раскрытии состава и содержания дел в фонде.
На сегодняшний день подверглись разбору, формированию (зачастую из россыпи), описанию и взяты на государственный учет 69 фондов на 5532 ед.хр. В реестр описей внесены 93 описи, из них машинописных 45, компьютерных 48.
Состав вспомогательных элементов НСА к описям в архиве достаточно традиционен.
На сегодняшний день фонды личного происхождения представлены личными фондами, семейными фондами и коллекциями. Так, среди коллекций наиболее интересными представляются такие:
1. КОЛЛЕКЦИЯ ДОКУМЕНТОВ О ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ 1941 – 1945 гг. Ф.р. – 822 (460 ед. хр. за 1899 – 2010 гг
2. КОЛЛЕКЦИЯ ДОКУМЕНТОВ «ИЗ МУЗЫКАЛЬНОЙ И ХУДОЖЕСТВЕННОЙ ЖИЗНИ г. АСТРАХАНИ» Ф.р. – 1597 (393 ед. хр. за 1870 – 2003 гг.)
3. АРХИВНАЯ КОЛЛЕКЦИЯ  «АРХИВИСТЫ АСТРАХАНСКОГО КРАЯ»  Ф.р. – 3991 (121 ед. хр. за 1938 – 2005 гг.)   
Кроме описей, в АОГУ «ГААО» имеются примеры составления обзоров документов. Например, «Обзор документов по истории еврейского народа в Астраханском крае», Астрахань, 1998. При его подготовке использованы такие фонды личного происхождения как: Р-822 «Архивная коллекция «Документы о Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.»», Р-829 «Личный фонд Рабей Исаак Лазаревича (1911-1985 гг.) - рационализатора и изобретателя, кандидата технических наук, доцента Астраханского факультета ГИИВТа г.Астрахань», Р-1926 «Коллекция документов по истории Астраханского края» и др.
Кроме этого, начата и проводится работа по подготовке электронной версии справочника о фондах личного происхождения. В этом справочнике сведения о фондах личного происхождения предполагается расположить по алфавиту фамилий фондообразователя, а сведения о коллекциях – в соответствии с порядковыми номерами фондов. Описание каждого фонда включает в себя название фонда, его номер, количество описей и ед.хр., крайние даты документов, аннотацию, которая раскрывает состав и содержание документов. По завершению работы над справочником он станет существенной частью научно-справочного аппарата. 
В составе практически каждого фонда личного происхождения имеются фотодокументы, которые представляют большую ценность, не только по своему содержанию, но и по художественным особенностям. Часть из них внесена в учетную БД «Фотокаталог», созданную силами сотрудников архива в 2000 г. Фотокаталог содержит информацию об архитектуре г. Астрахани, значительных событиях в жизни организаций. Работа по ведению БД «Фотокаталог» была активизирована согласно программам информатизации архивного дела в АОГУ «ГААО» на 2001 – 2005, 2006 – 2008, 2009 – 2011 гг. и плана усовершенствования системы НСА АОГУ «ГААО» на 2004 – 2008 гг.  Электронный фотокаталог позволил на  ином, качественном уровне, решить вопросы поиска, использования информации содержащейся в фотодокументах, расширил доступ к ним. База данных состоит из четырех табличных форм: каталожная карточка на фонды ИСТАРХа, каталожная карточка на фонды АОРа, рубрикатор на ИСТАРХ и на АОР. Каждая из этих форм вводится отдельно и независимо друг от друга, а объединяются лишь во время ввода, поиска и печати информации. 
Исходя из вышесказанного логичным представляются перспективные направления в работе по созданию НСА к фондам личного происхождения:
  1. Подготовка новой версии справочника – путеводителя о фондах АОГУ «ГААО»
  2. Подготовка электронной и традиционной версий справочника о фондах личного происхождения
  3. Подготовка межфондовых обзоров
  4. Осуществление оцифровки описей и архивных документов этих фондов
  5. Создание системы автоматизированного НСА к документам личного происхождения АОГУ «ГААО» возможно созданием специального раздела на официальном сайте архива в сети Интернет.
В связи с востребованностью фондов личного происхождения, их активным использованием в просветительской работе перспективы развития и совершенствования НСА к фондам личного происхождения связаны с последовательным дальнейшим применением ААТ, что позволит улучшить состояние НСА, сделать его более точным и удобным в использовании. Составление архивных описей в электронном формате, ввод заголовков дел непосредственно в ПК «Архивный фонд 4.0.» также служит этим целям. На 01.05.2011 в ПК АФ 4.0. внесены описи фондов Р-3972 « Гусев Владимир Матвеевич (род.1949 г.) - краевед-историк, исследователь истории глухих Астраханского края, отличник здравоохранения», Р-4080 «Кагаков Юрий Николаевич (род.1937 г.) - профессор, академик, бывший ректор АГТУ, Почетный гражданин города Астрахани», Р-1260 «Марков Александр Сергеевич (род. 1931 г.)  - писатель-краевед, член Союза писателей СССР, Почетный гражданин г.Астрахани», Р-4081 «Кочетков Юрий Иванович (1927 – 2011 гг.) - астраханский поэт, писатель, участник Великой Отечественной войны», Р-1674 «Палкин Борис Николаевич (род. 1915 г.) - профессор, доктор медицинских наук». 
Таким образом, анализируя работу госархива по сбору и описанию документов личного происхождения можно сказать, что у астраханских архивистов есть определенные многолетние наработки в этой области и положительный опыт. Однако, предстоит еще многое сделать на этом крайне важном и необходимом направлении работы.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83