Состояние и перспективы развития НСА

к документам государственного учреждения

"Центр документации новейшей истории Ростовской области"

 

 

Политические и социально-экономические изменения жизни нашего общества, произошедшие в последние десятилетия, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам. Исследователи проявляют значительный интерес к изучению жизни и деятельности лиц, сыгравших ведущую роль в развитии нашего региона. Стабильным остается интерес к истории национальных отношений, репрессивной политики государства, истории развития нашего региона.
Претерпела определенные изменения и справочная работа Центра, выразившаяся в появлении новых категорий запросов в связи с принятием трудового законодательства, ростом количества биографических запросов, продолжением работы по реабилитации жертв политических репрессий.
В связи с расширением доступа к ранее закрытым документам, вхождением бывших партийных архивов в систему Федеральной архивной службы России, внедрением современных информационных технологий значительно повысились требования к качеству традиционного НСА.
Центр располагает систематическим именным межфондовым, тематическими каталогами, персональными именными картотеками.
В читальном зале Центра размещена информация о справочных средствах, созданных в Центре (схема НСА, списки справочно-информационных изданий, внутренний справочник по фондам Центра). Подготовлена Памятка пользователям о составе НСА Центра.
Пользователи читального зала имеют доступ к внутриархивному справочному аппарату Центра, который эффективно используется.
Практика показывает, что наиболее востребованными являются систематический и именной межфондовый каталоги, а также постоянно пополняющиеся тематические каталоги «Культура Дона», «Социальное развитие Ростовской области», «История г. Ростова н/Дону», «Народное образование Дона».
При исполнении социально-правовых запросов активно используются персональные алфавитные картотеки: награжденных партийными, советскими, профсоюзными  и комсомольскими органами, участников партизанского движения на территории Ростовской области в годы Великой Отечественной войны, участников Ростовского стрелкового полка народного ополчения.
В Центре есть особый вид НСА, присущий только бывшим партийным архивам – перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, заседаниях пленумов, бюро, секретариатов, партийно-хозяйственных активов крайисполкомов, обкомов, горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ.
В 1998 году Центром был издан  справочник по фондам и коллекциям ЦДНИРО. В краткий справочник включены все фонды Центра за период с середины Х1Х века по 1996 год. В целях расширения информационного поля в состав приложений в качестве справочного аппарата включены: справка о научно-методической библиотеке Центра, краткая справка об изменениях в административно-территориальном делении края и области в 1919-1990 гг., адресно-справочные данные архивных учреждений Ростовской области и РФ.
Несмотря на существующую традиционную систему научно-справочного аппарата, позволяющую ориентироваться в составе и содержании документов нашего архивного фонда, настоятельная необходимость совершенствования научно-справочного аппарата, приведение его в соответствие современным требованиям была признана специалистами центра еще в начале 1990-х годов, с момента вхождения центра (бывшего партийного архива) в систему Федеральной архивной службы России. Проведенный тогда анализ НСА выявил необходимость повышения качества имеющихся традиционных архивных справочников, создания электронных баз данных о составе и содержании фондов.  
Большое количество описей не имели полноценного справочного аппарата (предисловий, итоговых записей  к описям фондов первичных партийных организаций). Центр не обладал полным комплектом описей даже наиболее используемых фондов.
Проблема интеграции НСА бывшего партийного архива в систему государственных архивов усугублялась необходимостью первоочередного упорядочения неописанных документов, поступивших на государственное хранение в центр в россыпи. На длительный период разбор и упорядочение этих документов, создание научно- справочного аппарата к ним стали главным направлением работы центра.
Учитывая, что архивная опись – базовый справочник, качество которого является определяющим фактором при составлении других типов архивных справочников, особое внимание в Центре уделяется созданию качественных описей к фондам.
В процессе описания россыпи партийных органов и первичных партийных организаций уточняются данные об их функциях и структуре, создается необходимый НСА и обязательный экземпляр описей для читального зала.
Параллельно нами проведена плановая работа по выверке учетных документов всех фондов, в процессе которой составлялись итоговые записи к описям, т.к. в партийных архивах итоговые записи к так называемым «открытым описям» первичных партийных организаций не составлялись.
Поскольку в партийных органах документы по личному составу включались в описи дел основных структурных подразделений, Центр провел повидовое уточнение документов по  фондам, имеющим дела по личному составу. В связи с этим к 2550 описям составлены сводные итоговые записи с учетом повидовой разбивки. Кроме того, к итоговой записи каждой описи, имеющей дела по личному составу, составлены расшифровки, в которые внесены все №№ дел по личному составу, по каждому виду документов в хронологической последовательности.
С 1991 года в Центре на дела по личному составу создаются самостоятельные описи. Центр проводит плановую работу по увеличению комплектности описей наиболее используемых фондов, не требующих дополнительной переработки, поступивших на хранение до 1991 года.
Описи на документы партийных органов, будучи составленными на протоколы конференций, пленумов и заседаний бюро, секретариатов, активов крайкомов, обкомов, горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ с глухими заголовками, не отражали содержания дел. Этот недостаток не всегда удавалось преодолеть с помощью перечней вопросов, рассмотренных на заседаниях, поскольку они зачастую включали только основные вопросы повестки дня и не имели поисковых данных. Специалистами Центра проведена работа по насыщению перечней, имеющих книжный и карточный вариант всеми необходимыми поисковыми данными, что делает их полноценными указателями к описям.
Теперь перед нами стоит задача перевода этого элемента научно-справочного аппарата в электронный вариант.
Важным шагом на пути совершенствования автоматизированной системы государственного учета АФ РФ и создание автоматизированного научно-справочного аппарата стало внедрение программного комплекса «Архивный фонд» (IV версия). В Центре создана локальная сеть из 4-х компьютеров, таким образом, в программе «Архивный фонд» работают 4 специалиста отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов. Работа в этом направлении поставлена на подготовку учетных документов к закладке в БД и на ввод в БД выверенной информации.
На сегодняшний день, с заполнением обязательных полей, введена информация по 2.310 фондам Центра. Для точного отражения всех переименований организаций-фондообразователей, времени их существования под данным названием проводится целевое уточнение переименований организаций. Однако заложенная в БД «Архивный фонд» возможность автоматизированного формирования путеводителя и краткого справочника по фондам Центра для последующего их издания пока нами не реализуется, т.к. еще не осуществлен ввод в БД исторических справок, отсутствующих на большинство фондов.
В настоящее время Центр проводит плановую работу по созданию и дополнению уже существующих исторических справок.
Для перевода существующих традиционных каталогов в электронную форму проверяется и уточняется карточный массив. Проводится экспертиза карточек, их объединение, проверка правильности содержания. Очередность ввода в БД различных разделов каталога будет производиться в зависимости от интенсивности их использования.
Возросшее использование документов социальной направленности, значительное увеличение числа социально-правовых запросов стимулировали создание электронной картотеки социально-правовых и тематических запросов, поступающих в Центр. Программа предусматривает сокращение сроков регистрации запросов, ускоренный поиск данных об их использовании, контроль за сроками исполнения, а также учет и анализ этой работы.
В настоящее время в рамках Областной долгосрочной целевой программы "Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2013 гг." Центру выделены средства на приобретение программного обеспечения и сканерного оборудования. Нами был проведен открытый аукцион в электронной форме и подписан контракт с фирмой победителем на приобретение сканерного оборудования.
Проводится работа по созданию единой базы данных под управлением программно-информационного комплекса, аналогичного по параметрам и эксплуатационным характеристикам ПК КАИСА-Архив.
В единой базе данных Центра будет обеспечено хранение оцифрованных архивных документов и их описаний, перевод в электронный формат научно-справочного аппарата Центра, обеспечивающего поиск и идентификацию документов, хранящихся в Центре; формирование и ведение в электронном формате основных видов каталогов и картотек. Наряду с программно-информационным комплексом разрабатывается сайт Центра.
Программно-информационный комплекс обеспечит работу пользователей с единой базой данных архива в читальном зале.
Создание  автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной  информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83