Из опыта работы ГУ «Национальный архив Республики Калмыкия»

по ведению научно-справочного аппарата и перспективы развития

 

Состав научно-справочного аппарата ГУ «Национальный архив Республики Калмыкия» представлен описями, каталогами, общеархивными справочниками, обзорами фондов, указателями к описям и документам фондов.
Обеспечение эффективного использования имеющегося научно-справочного аппарата, дальнейшее его совершенствование остается одной из важнейших задач архива. Основным и обязательным элементом системы научно-справочного аппарата архива являются описи  - основа для создания других видов и типов архивных справочников, поэтому им уделяется особое внимание, ведется постоянный контроль за их состоянием и качеством с точки зрения обеспечения в них полноты информации, ведется работа по их усовершенствованию.
На 1 января2011 г. в ГУ «НА РК» находятся на хранении 1517 фондов, 395413 ед. хр., которые внесены в 3218 описей, составленных в полном комплекте. 
С1992 г. по2009 г. восстановлена экземплярность  1957 описей по 838 фондам бывшего партийного архива Калмыцкого обкома КПСС после его слияния с Нацархивом РК.
С2007 г. в архиве проводится работа по переводу описей в электронный вид, в настоящее время оцифровано 1250 описей по 677 фондам.
К1991 г. были полностью усовершенствованы описи фондов I категории советского периода, большая часть описей фондов II категории  и частично III категории, а также дореволюционного периода.
С1991 г. по настоящее время прошли усовершенствование описи 91  фонда II – III категории  советского периода (334 описи на 18987 ед.хр.) и полностью закончена работа по усовершенствованию дореволюционных фондов (51 описи 2829 ед.хр.). Проведено усовершенствование описей по группам фондов: сельские Советы, улусные и районные суды, совхозы, улусные и районные заготовительные организации, отраслевые республиканские профсоюзные комитеты, райкомы КПСС. В порядке корректировки усовершенствованы описи 13 рассекреченных фондов (Ревтрибуналы Калмавтообласти, Представительство Калмоблисполкома, Управление уголовного розыска Калмавтообласти, отделения Госбанка, районные управления НКВД (МВД), сельскохозяйственные товарищества, районные  противочумные отделения). По отделу  дореволюционных фондов усовершенствованы описи фондов улусных управлений, улусных Зарго (судов), улусных попечителей, волостных, аймачных и родовых правлений.
Важной частью научно-справочного аппарата архива являются справочно-информационные издания. Архивом изданы: Справочник «Административно-территориальное деление Калмыцкой АССР».1918-1982 гг. – Элиста, 1984, «Справочник по фондам Центрального государственного архива КАССР». – Элиста, 1984, Справочник по фондам Национального архива Республики Калмыкия. 1713-1993 гг. – Элиста, 2002 (издание второе, исправленное и дополненное). Справочник 2002 года издания дополнен сведениями по фондам бывшего партийного архива, о наличии документов по личному составу, рассекреченными материалами и новыми поступлениями.
Подготовлен и используется во внутриархивной работе Справочник по истории сельских Советов КАССР, в разработке Справочник по истории госучреждений и Справочник населенных пунктов Республики Калмыкия.
Одним из основных направлений работы отдела научно-справочного аппарата является тематическая разработка фондов.
Сначала 80-х годов эта работа ведется по отраслевому принципу. Завершена каталогизация многоаспектных  фондов I категории (Президиум Верховного Совета КАССР, Калмоблисполком, Совнарком КАССР, Совет Министров КАССР, Статуправление, Госплан). С2001 г.  ведется каталогизация фондов дореволюционного периода: прошли тематическую разработку 1133 ед.хр.,  составлено 10729 карточек. Проводится работа по каталогизации новых поступлений по фондам Аппарата  Правительства РК, Администрации Президента РК. Всего прошли каталогизацию 104 фонда архива (6,8% от общего количества фондов), 52633 ед.хр. (13,3%). Вся эта документная информация сосредоточена в систематическом каталоге.
При планировании работы по каталогизации учитываются потребности пользователей информации,  направления работы отдела использования и стола справок архива, поэтому в архиве наряду с каталогами имеются самостоятельные тематические картотеки, создававшиеся в процессе работы над сборниками документов по истории населенных пунктов, сельских Советов, колхозов и совхозов, государственных учреждений и общественных организаций, а также картотеки, созданные для справочной работы: о переименовании улиц; о награждении и присвоении почетных званий СССР, РСФСР и КАССР; по лишению избирательных прав и раскулачиванию.
В архиве имеется фотокаталог, к которому ведется научно-справочный аппарат: описи, внутренние описи фотоальбомов, выполняющие как учетные, так и  информационно-поисковые функции. Каталогизация проводится  по мере поступления фотодокументов. В2003 г. проведено усовершенствование фотокаталога и создается тематическая база данных «Архивный фотофонд». На сегодняшний день  отсканировано 2233 фотографий.
За последние годы увеличилось количество обращений к каталогам как сотрудников архива, так и других исследователей.
В архиве традиционно проводятся работы по созданию полноценного научно-справочного аппарата к описям наиболее важных и часто используемых многоаспектных фондов, составляются  указатели и создаются обзоры как вспомогательные элементы научно-справочного аппарата. Так  за последние годы  создано 10 обзоров по фондам: Президиума Верховного Совета КАССР, Калмпредставительства, Совета Министров КАССР, Совета Народных Комиссаров КАССР, Министерства здравоохранения КАССР, Государственного союзного треста мясных совхозов, а также по дореволюционным фондам: Управление калмыцким народом, Состоящий при калмыцких делах, Калмыцкая экспедиция при Астраханской губернской канцелярии, Канцелярия Главного попечителя калмыцкого народа по заселению дорог.
Составлены 16 предметно-тематических указателей к фондам советского и дореволюционного периодов.
С2001 г. по настоящее время в архиве ведутся тематические базы данных – «Ветераны труда», «Матери-героини», «Заслуженные деятели». Завершена работа по базам данных «Решения Элистинского горисполкома», «Ликвидация и реорганизация колхозов, совхозов, учреждений и организаций на территории Калмыкии», «Письма участников Великой Отечественной войны из личных и семейных архивов», «Списки государственных деятелей, работавших с первым секретарем Калмыцкого обкома КПСС Б.Б.Городовиковым».
В2002 г.  в ходе работы по заполнению Анкеты по анализу состояния работы в области  научно-справочного аппарата, созданного архивом в 1996-2001 гг., а также для подготовки сведений к заполнению полей программного комплекса «Архивный фонд»  проведен анализ состава научно-справочного аппарата и его качества по каждому фонду. По результатам  анализа  составлены списки недостающего научно-справочного аппарата по видам  справочников, выявлены некачественные исторические справки к фондам, поступившим на хранение в архив из ведомств и районных архивов, требующие дополнений, уточнений, объединения в одну из нескольких кратких исторических справок и предисловий,  так как в них многие переименования учреждений, организаций не подтверждены ссылками на законодательные акты. Возникла необходимость исправления предыдущих ошибок до внесения в компьютер.
За истекший период в рамках работы по подготовке сведений и заполнения полей программного комплекса «Архивный фонд» в части научно-справочного аппарата по 596 фондам архива дополнены, расширены и написаны вновь 299 исторические справки, 520 аннотаций к фондам.
Создание условий доступа к документам с помощью современных поисковых средств на сегодняшний день представляется первостепенной задачей, так как информационные технологии позволят улучшить состояние научно-справочного аппарата, сделают его гибким и удобным в использовании. Внедрение этих технологий требует четкой упорядоченности элементов архивного описания документов, поэтому разработан перспективный план дальнейшего усовершенствования научно-справочного аппарата архива, предусматривающий составление качественных исторических справок, аннотаций, подготовку путеводителей, указателей, обзоров на основе разработанных стандартизированных и унифицированных элементов описаний, как в традиционной форме,  так и в электронном виде.
По перспективному плану развития системы научно-справочного аппарата ГУ «Национальный архив Республики Калмыкия» предусматривается:
- усовершенствование описей фондов II – III категории советского периода;
- активизация тематической разработки фондов дореволюционного периода и продолжение данной работы по фондам современного периода;
- составление предметно-тематического межфондового указателя по вопросам генеалогии, вызванное ростом интереса пользователей к истории своей семьи, своего рода;
- продолжение работ по ведению программного комплекса «Архивный фонд» и созданию недостающего научно-справочного аппарата к фондам;
- составление БД–описи, что расширит поисковую возможность этого типа справочника;
-  создание тематической  базы данных «Правительственные награды»;
- внедрение «Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации» (2007 г.), в соответствии с которым будет проводиться дальнейшая тематическая разработка  фондов архива.
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83