«Из опыта работы по внедрению  четвертой версии
программного комплекса «Архивный фонд-4»  в практику работы ГУ «ГАВО»

 

1. Этапы внедрения и работы с программным комплексом «Архивный фонд»  четвертой версии.
Внедрение программного комплекса «Архивный фонд» (4 версия) в ГУ «ГАВО» было начато в мае 2009 г., согласно плану мероприятий по внедрению и работе с ПК «Архивный фонд 4». Был заранее проведен анализ используемых архивом персональных компьютеров с целью определения их соответствия требованиям, предъявляемым новой программой. На основе этого анализа был составлен предварительный список персональных компьютеров, пригодных к работе с программным комплексом.
При установке комплекса использовался стандартный комплект установочных файлов, переданных из Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.  Это файлы программ SQL Ехрress 2005, Framework 2.0, МSI 3.1, МSХМL 6.0, а также установочные файлы собственно базы данных «Архивный фонд».
Первая пробная установка была проведена на компьютере отдела планирования и организационно-методической работы - с целью практического изучения особенностей установки и взаимодействия программного обеспечения с материальной частью компьютера и другими программами, процесса переноса данных из старой версии программного комплекса, процесса резервного копирования базы данных. Далее, в период с июня по октябрь 2009 г. база данных «Архивный фонд» была установлена на компьютерах отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов (в качестве сервера, а затем простой рабочей станции), отдела научно-справочного аппарата (1 персональный компьютер в качестве сервера всего комплекса и 2 персональных компьютера в качестве рабочих станций), отдела планирования и организационно-методической работы (2 компьютера в качестве рабочей станции) и отдела социально-правовых запросов (1 компьютер в качестве рабочей станции). Таким образом, к ноябрю 2009 г. и по настоящее время в ГУ «ГАВО» для ввода и чтения информации практически используется 7 персональных компьютеров.
В мае была начата работа по конвертации данных из третьей версии «Архивного фонда» в новую базу данных. Был перенесен массив информации, введенный в старую версию программного комплекса на 01 августа 2009 года.
В июле 2009 г. отделом научно-справочного аппарата,  в августе - отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов  был начат ввод новой информации в базу данных «Архивный фонд- 4». К 26.10.2009 г. все сотрудники архива, зарегистрированные в качестве пользователей новой базы данных, окончательно перешли на работу с ней, перестав вводить информацию в 3-ю версию.
В период с сентября по ноябрь 2009 г. в соответствии с жалобами пользователей базы данных из отделов научно- справочного аппарата  и отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов и по распоряжению директора ГУ «ГАВО» проводилось выявление причин и устранение последствий ряда выявленных ошибок в переносе данных из 3-й в 4-ю версию. С сентября 2009 года проводится регулярное (каждые 1-2 дня) резервное копирование базы данных на случай сбоев в работе серверного компьютера.
Одновременно с вводом программного комплекса была организована работа по обучению сотрудников отделов навыкам работы с ним. На каждом компьютере, где установлен ПК «Архивный фонд-4», были сохранены электронные версии руководств программы для самостоятельного изучения. С 21 по 27 октября 2009 года, в соответствии с утвержденным директором архива планом, было проведено практическое обучение сотрудников отделов научно-справочного аппарата, планирования и оргметодработы и обеспечения сохранности и государственного учета документов работе с программным комплексом «Архивный фонд-4».
Необходимо также  отметить,  что  в  период с июня по август 2009  г.  ГУ  «ГАВО» оказывал практическую помощь архивам муниципальных образований районов области по установке и первичной настройке базы данных  на их компьютерах. К началу декабря 2009 г. переход на 4-ю версию программного комплекса «Архивный фонд» был завершен. В 2010 г. было проведено плановое обновление ПК «Архивный фонд-4» до версии «Архивный фонд 4.1». Была проделана значительная техническая и организационная работа, позволяющая созданной в ГУ «ГАВО» базе данных стабильно работать.
На 01 апреля 2011 года в ПК «Архивный фонд» введено 5665 фондов,  11 603 описи, 210 932 единиц хранения.
Дальнейшее расширение программного комплекса, необходимое для решения задач работы архива (добавление новых пользователей, в частности), а также реализация целей Росархива в сфере автоматизированных архивных технологий, таких, как  полный     переход     архивов     на     ведение     государственного     учета     в  автоматизированным режиме, представление части ресурсов базы данных «Архивный фонд» в режиме свободного удаленного доступа в сети Интернет, требуют модернизации программных и технических составляющих программного комплекса. Последнее, в свою очередь, потребует увеличения расходов архива, мобилизации кадровых ресурсов.
 
2. Особенности программного комплекса «Архивный фонд» четвертой версии.
Четвертая версия программного комплекса «Архивный фонд» отлична от предыдущей, третьей версии. Её основой является серверная программа SQL Ехрress 2005, в  которой непосредственно хранятся базы данных с внесенной в них информацией.  Для ввода и изменения информации используется программа «Клиент Базы  данных», в которой непосредственно работают архивисты-пользователи программы.
Интерфейс программы полностью обновлен, введены дополнительные поля, позволяющие сохранять в базе данных полный комплекс информации по всем составляющим фондов ГУ «ГАВО» - на уровне фонда и до уровня описания документа. Программа позволяет открывать сразу несколько окон, что упрощает работу с материалами базы данных. В программе предусмотрена возможность переноса электронных описей из формата МS Ассеss.
При работе с базой данных в 2009 году был отмечен ряд негативных моментов. Программа чувствительна к правильности ввода записей, особенно при переносе данных из предыдущей версии, а также при пересчете статистики в самой четвертой версии. Так, в архиве из-за наличия в исходной базе данных третьей версии неполных записей (содержавших только номера фондов и описей) процесс конвертации в новую версию часто прерывался с появлением сообщения об ошибке, а часть скопированных записей в новой базе сохранялась только в виде номеров и заголовков фондов (с потерей всей другой информации, начиная с описей), из-за чего  приходилось  вновь  вносить  требуемую  информацию.  Кроме  того,  при конвертации «Архивный фонд» не перезаписывает абсолютно идентичные записи (описания фондов, например), а дублирует их. Это увеличивает размеры базы данных,  искажает статистику.  Лишние записи приходится удалять вручную, поскольку механизм для автоматического сравнения записей в четвертой версии не предусмотрен.
Третья версия позволяла производить слияние в одну нескольких баз данных,  по разным причинам созданных на разных компьютерах. Четвертая версия такой возможности не имеет.
В четвертой версии в окне списка фондов присутствуют разделы «Начальная дата», «Конечная дата», «Объем единиц хранения», но автоматического пересчета этих реквизитов при отображении списка фондов в программе нет.
Процессы конвертации данных из предыдущей версии программного комплекса, подсчета реквизитов, удаления записей необратимы, для отмены их последствий - к примеру, из-за произошедшей ошибки - требуется полностью восстановить более ранний вариант базы данных.
Протоколы и журналы, фиксирующие работу программы «Архивный фонд», достаточно лаконичны, что может затруднить поиск причины ошибки, сбоя в работе программы и, соответственно, устранение последствий ошибки.
Третья версия была менее требовательна к техническим мощностям используемых компьютеров, к установленным на них операционным системам, проще в настройке для работы по локальной сети. Стандартной основой 4-й версии программы является серверная программа SQL Ехрress 2005, требующая от компьютеров достаточно высоких параметров. При этом сама эта программа позволяет поддерживать относительно небольшие (размером до 4 Гб) базы данных, с ограниченным числом подключаемых клиентских компьютеров. Более функциональные SQL-серверы не распространяются бесплатно, кроме того, они   потребуют использовать в качестве сервера и более мощные компьютеры, что   немаловажно  при  недостатке  бюджетного  финансирования.  Кроме  того,  четвертая   версия программы работает под операционной системой  Windows ХР, которая в  недалеком      будущем      заканчивает      свое      существование. В широко  распространяющейся сегодня системе Windows 7 программный комплекс (по  крайней мере, в стандартной комплектации) работать пока не может.
В первый год использования программы  при работе  на компьютере, отведенном под  сервер,  наблюдалось  появление  сообщения  об  ошибке,  после  чего  программа отключалась, и приходилось вновь входить в неё. Ошибка была вызвана сочетанием внутренних особенностей программы (периодическим включением встроенной программы, подключающейся к сети) и её ограниченных  возможностей в работе по локальной сети (при отсутствии сетевых пользователей программный комплекс работал без перебоев).
Ряд проблем в работе с ПК «Архивный фонд 4» обсуждался в форме электронной переписки с разработчиком программы ООО «Электронные офисные системы».   Часть   недостатков   (ошибки   в   конвертации   из   старой   версии, невозможность   сравнивать   разные   записи,   объединять   разрозненные   базы данных), по словам сотрудников службы технической поддержки, органически  присуща программе и неустранима.
После обновления программы в 2010 году критических ошибок  в ее работе  замечено не было. На 01.01.2011 г. база данных «Архивный фонд-4» в ГУ «ГАВО» используется в полном объеме. Но требуется дальнейшая модернизация имеющегося компьютерного и программного парка.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83