Электронный каталог Государственного архива Ростовской области.
Состояние и перспективы развития

 

Создание и развитие научно-справочного аппарата в последние годы проходило в первую очередь с учетом актуальных потребностей использования архивных документов: исполнения социально-правовых и генеалогических запросов, информационного обеспечения органов власти и т.д. И здесь, следует отметить, все более существенную роль, которую играют современные информационные технологии при подготовке научно-справочного аппарата.
В Государственном архиве Ростовской области (ГУ ГАРО) существует разветвленная система научно-справочного аппарата как традиционного, так и в электронной форме.
Все виды НСА в ГУ ГАРО создаются с применением электронных технологий. В2006 г. архив отказался от создания каталогов в традиционном виде и создает только электронные каталоги, при безусловном сохранении, поддержке и использовании традиционных каталогов. В архиве выработаны единые, стандартные формы описания информации на уровне фонда, дела, документа и унифицировано их заполнение. Для каждого уровня информации предусмотрен определенный набор реквизитов (полей), что предусматривает возможность их совместимости.
Электронный НСА ГУ ГАРО в настоящее время включает в себя электронные описи по отдельным фондам (информация на уровне дел), электронные каталоги (информация на уровне документов или их частей). В сообщении основное внимание будет обращено на состояние и перспективы развития электронного каталога ГУ ГАРО.
Электронные каталоги имеют ряд очевидных преимуществ: они создают большие возможности поиска не только по схеме, скажем, каталога, но по всей справочной информации в карточках, каталог можно мгновенно пересортировывать по явно выделенному типу информации для удобства сплошного просмотра, создавать комбинированные запросы. Электронный аналог намного легче пополнять и корректировать, создавать на его основе перечни найденных документов как в электронной, так и в печатной формах.
С 2006 года в ГУ ГАРО наряду с ПК «Архивный фонд» («АФ-4.1»), предназначенном в основном для автоматизированного учета документов, внедрена и успешно эксплуатируется программная система «Комплекс-Архив», ориентированная на работу с содержанием документов (дел), пополнение и расширение каталогов ГУ ГАРО. Система разработана с учетом специфики ГУ ГАРО, и позволяет автоматизировать работу с научно-справочным аппаратом архива.
В качестве главного направления  выделено создание современной компьютерной базы данных архива, включающей в себя структурированное описание и оцифрованное изображение документов. Задача системы: обеспечить быстрый поиск и выборку данных о документах по различным атрибутам и их сочетаниям, помочь решению широкого круга задач по сохранению и использованию фотодокументов.
Важной для практического использования особенностью «Комплекс-Архива» является наличие уникальных специализированных инструментов, которые позволяют вести справочник по истории административно-территориального деления области войска Донского и нынешней Ростовской области с привязкой к современной электронной географической карте. То есть уже сегодня можно говорить как об автоматизированном ведении каталога АТД ГУ ГАРО, так и о создании изначально в электронной форме справочника «Историческое АТД области войска Донского», предназначенного для функционирования именно в этой форме и не имеющего традиционного аналога. Кроме того, «Комплекс-Архив»  предусматривает автоматическое выстраивание генеалогических связей для зарегистрированных персон, что значительно повышает оперативность и результативность поиска информации по запросам пользователей, и принципиально расширяет возможности именного каталога.
«Комплекс_Архив» это система из нескольких взаимосвязанных баз данных: «Картотека», «АТД»,  «Персоны», «Каталог», «Рубрикатор», «Фотоархив».
Каждая из вышеперечисленных баз данных может работать автономно, представляя собой в определенном смысле предметные базы данных или предметные каталоги. При этом разработана такая структура баз данных, которая позволяет через БД «Картотека» реализовать привязку информационных объектов к тексту тематической карточки.
Под информационными объектами подразумеваются:
- Источник (архив, фонд, опись дело, лист);
- Место (населенный пункт и объект в нем);
- Персона;
- Время (дата);   
- Рубрика;
- Любые дополнительные признаки.
При этом возможны любые перекрестные запросы по любой из комбинаций координат.
Система «Комплекс-Архив» позволяет вести в электронном формате на уровне документа:
- систематический и тематический каталоги (БД «Картотека»).
- именной каталог (БД «Персоны»);
- географический каталог и каталог АТД (БД «АТД»);
В настоящее время в системе реализована возможность учета положительных и отрицательных обращений к каталогам по их видам.
Кроме того, система позволяет вести описание электронного фонда пользования и автоматически находить образы ранее оцифрованных, но не описанных документов. В системе организован доступ ко всем оцифрованным документам ГУ ГАРО.
В системе «Комплекс-Архив» возможен поиск:
-       по всем заголовкам дел всех фондов ГУ ГАРО по ключевым словам;
-       по тематическим карточкам:
-       по ключевым словам;
-       по номерам: фонда, описи, дела;
-       по рубрике;
-       по населенным пунктам;
-       по персоналиям;
-       многоаспектный поиск и выборка информации по всем информационным объектам единой базы данных.
Понятно, что речь идет о некотором решении проблемы сквозного поиска информации, т. е. сегодня мы уже говорим о реальном переходе от разрозненных тематических баз данных к комплексному решению.
Основным элементом системы выступает БД «Картотека», которая является электронным аналогом каталожной тематической карточки ГУ ГАРО. В БД «Картотека» каталогизация ведется подокументно. Для оптимизации поиска в БД используются как иерархические справочники таблицы и запросы из БД «Каталог», «Персоны», «АТД», «Рубрикатор» и «Фотокаталог». Привязки текста тематических карточек в БД «Картотека» к информационным объектам: персона, рубрика, населенный пункт, о которых речь шла ранее, осуществляются через передачу ссылок из баз данных «Рубрикатор», «АТД», «Персоны», «Каталог» и «Фотокаталог».
База данных «Каталог» - содержит информацию об источниках ГУ ГАРО: Фонд, Опись, Дело с кратким описанием каждой позиции. Таким образом, поединичная каталогизация ведется в БД «Каталог» при строгом соблюдении принципа неповторяемости (недублированности) информации в описаниях разного уровня, т. е. заголовки дел не попадают в БД «Картотека».
Тот же принцип неповторяемости (недублированности) информации лежит в основе ведения баз данных «Персоны» и «АТД».
База данных «Персоны» - генеалогическая БД, позволяющая автоматически формировать родственные связи и получать генеалогическое древо и другую информацию по заданной персоне.
База данных «Административно-территориальное деление» («АТД») - историко-географический справочник по всем объектам АТД региона (области войска Донского и нынешней Ростовской области).
Понятно, что в этих базах данных записи не должны дублироваться, т.е. каждая персона или объект АТД вводятся в базу только один раз. Практика показала, что вести такую базу данных, требующую как определенных знаний, так и серьезной аналитической и исследовательской работы может и должен только высококвалифицированный специалист. Подобные базы данных могут впоследствии развиваться в специализированные справочники изначально создаваемые в электронном формате и не имеющие традиционных аналогов. Поэтому сегодня уже недостаточно механического внесения записи в базу данных, а необходимо серьезное изучение комплексов документов, связанных с генеалогическими исследованиями и географическим краеведением. Таким образом, для ведения подобных баз данных необходимы специалисты, выступающие в роли администраторов или редакторов. В связи с вышеизложенными причинами темпы каталогизации, в такого рода базах данных, невысоки, впрочем, в этом случае, наверное, и не стоит гнаться за большим количеством записей в ущерб их качеству.
В настоящее время в БД «Персоны» введено 6704 записи, т. е. персоналии. В БД «АТД» - сведения о 14608 населенных пунктах и 2376 объектах административно-территориального деления (сельсоветы, районы, округа и т. д.)
В БД «Картотека» введено 45594 карточки (или записи). С учетом того, что внедрение системы началось в2006 г., а2011 г. еще не закончился, то можно говорить о том, что каталогизация составляет в среднем около 8,5-9 тыс. карточек (или записей). В БД «Каталог» введено 38634 заголовка (или записи), как в ходе плановой переработки фондов, так и при исполнении тематических запросов (т.е. попутная каталогизация). Таким образом, в течение 6-ти неполных лет темпы каталогизации составили около 6,5 тыс. записей в год.
Общее количество составило 107916 записей. Традиционный каталог при этом ГУ ГАРО составляет 422833 карточки.
Понятно, что дальнейшие перспективы развития НСА ГУ ГАРО связывает с развитием электронных технологий. Однако, в связи с тем, что «Комплекс-архив» построен на базе «настольной» СУБД Microsoft Access, было отмечено снижение производительности работы программы по мере увеличения объема обрабатываемых данных возникла потребность в модернизации системы. В настоящее время нами составлено техническое задание на разработку научно-технической продукции: «Модернизация системы «Комплекс-Архив» (автоматизированной информационно-поисковой системы государственного архива)», в котором, в том числе, предусмотрен согласованный перенос таблиц и запросов из баз данных системы «Комплекс-архив» текущей версии в производительную сетевую СУБД (Microsoft SQL Server или эквивалент) и уже на базе новой СУБД реализовать все обработки данных, существующие в текущей версии системы.
Кроме того, запланировано создание дополнительного модуля, содержащего сведения по истории учреждений, предприятий и организаций. В БД «АТД» уже создана частная версия такой программы, связанная с историей донских церквей и церковного административно-территориального деления области войска Донского.
Таким образом, перспективы развития и совершенствования НСА и, в том числе, каталогов, связаны с активным и разнообразным использованием в этой области информационных технологий. Их последовательное применение позволяет улучшить состояние НСА, сделать его намного более гибким, более точным и удобным в использовании – это способы представления, поиска и обработки информации, а полнота и качество исходной информации зависят от правильного использования традиционных методов описания документов.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83