Тема: «Из практики работы по созданию электронного архива
в архивных учреждениях Краснодарского края»

 

 

В целях решения задачи оказания государственных услуг и ускорения обработки запросов граждан, в настоящее время создаются информационные ресурсы по документам органов исполнительной власти различных периодов. Это требует большого объёма работ по сканированию и ретконверсии  архивных документов.
Подготовка к проведению зимней Олимпиады 2014 года, проведение т.н. «дачной амнистии», интенсивное строительство на Черноморском побережье Кавказа значительно увеличило количество обращений в архивный отдел администрации г. Сочи граждан и юридических лиц к документам на недвижимость.
Так, если в 2000 году архивным отделом администрации г. Сочи было исполнено 400 запросов,  то только за последние три года – 37900. За десятилетие количество запросов увеличились более чем в 35 раз.
В целях ускорения поиска запрашиваемых организациями и гражданами сведений, а также обеспечения сохранности документов и удобства пользования по инициативе архивного отдела администрацией города было принято решение о создании электронного архива.
Сочинскими архивистами были установлены деловые связи с корпорацией "Электронный архив" (ЭЛАР), крупнейшей на территории Российской Федерации структуры, специализирующейся на оцифровке архивных документов.
Пример успешной работы корпорации "ЭЛАР" – это грандиозный совместно с Министерством Обороны Российской Федерации проект «Обобщенный банк данных о защитниках Отечества, погибших и пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны, а также в послевоенный период».
Администрация города Сочи заключило с корпорацией "ЭЛАР" договор о проведении работ по созданию электронного архива в 2010-2011 гг., затем на месте была проведена презентация программы.
В 2009 года подразделение корпорации "ЭЛАР" ЗАО "ПроСофт-М" выиграло торги по созданию системы «Электронный архив администрации города Сочи». ЗАО "Про-Софт-М" имеет большой опыт по оцифровке и индексировании архивных документов и располагает необходимым оборудованием и квалифицированными кадрами для работы с массивами архивных данных.
Электронный архив создаётся на базе системы "Саперион". В России данная система используется в Администрации Президента России, Центральной избирательной комиссии, Министерстве финансов России, Архиве Российского геологического фонда, на предприятиях нефтегазовой промышленности, Управлении архивов Тюменской области и многих других организациях.
Разработка плана технического задания на оцифровку и индексирование архивных документов была проведена совместно специалистами архивного отдела и ЗАО "Про-Софт-М". Для оцифровки была определена часть наиболее востребованные сегодня гражданами документов: постановления и распоряжения Сочинского горисполкома, Хостинского райисполкома, администрации Центрального района города Сочи.  Всего около 1,0 тыс. дел (12 описей), в объёме 170 тыс. листов документов.
В апреле-июне 2010 года специалисты ЗАО "Про-Софт-М" провели первый этап оцифровки архивных документов. Сканирование было осуществлено со 100% гарантией сохранности бумажных носителей.
В конце августа 2010 года в архивном отделе было установлено компьютерное оборудование производства компании "Хьюлетт-Паккард" (вместе с установленным программным обеспечением), поставленное ЗАО "Про-Софт-М":  сервер и три рабочие станции, объединённые в локально-вычислительную сеть.
Но самое главное -  это планетарный сканер нового поколения формата А-2 с русифицированным интерфейсом с высокой скоростью сканирования документов (3 секунды), произведённый по заказу корпорации "Элар" в Германии.  
Сканирование документов на планетарном сканере в корне отличается от работы обычных, планшетных сканеров. Вид сканера напоминает большой фотоувеличитель для изготовления фотографий. Сканирование документов производится сверху на расстоянии около0,5 метраот поверхности. Таким образом, на поверхность помещается архивное дело в развернутом виде, как раскрытая книга. На панели сканера либо на мониторе компьютера выстраиваются необходимые параметры (размер документа, яркость, при необходимости контрастность, цвет и т.д.), процесс сканирования, занимает не более 5 секунд. Оцифрованный вид документа поступает на компьютер, где его можно корректировать.
Кроме того, планетарный сканер позволяет сканировать документы и фотографии неформатного размера.
Несколько специалистов отдела прошли обучение по данной программе и  в настоящее время самостоятельно пополняют базу данных программы "Электронный архив".
Сам процесс работы по оцифровки документов состоит из нескольких частей:
1. Подготовительный этап. На данном этапе подбираются документы (дела) для оцифровки.
2. Сканирование титула. На данном этапе сканируется лицевая сторона дела (т.е. обложка) и лист-заверитель. Например: "Постановления № 197-216 главы администрации Хостинского района города Сочи. 07.04.1992-15.04.1992. В деле 174 листа". Для отсканированного первого и последнего листа через меню программы создаётся структура дела, в которую впоследствии будут поступать все постановления из выбранного дела.
3. Сканирование документов. Сканируются постановления из выбранной единицы хранения (дела).
4. Индексирование документов. Отсканированные файлы в формате JPEG (графический файл) заносятся в программу, далее в специальном меню набирается заголовок документа, его номер и дата. При необходимости вводятся ключевые слова, как правило, фамилии, адреса, наименование организации или другая информация, не прописанная в заголовке документа.
Проиндексированные документы впоследствии легко найти через функцию «Поиск» даже при минимальном наборе необходимой информации. Например, когда требуется найти постановление, не зная точной даты, номера документа, а известна лишь фамилия, упомянутая в постановлении.
Программа «Электронный архив» позволяет вести поиск затребованных документов по двум основным функциям:
а) функция поиска по названию заголовка постановления, его точного номера и даты.
б) функция поиска по ключевым словам: фамилиям, адресам, названию садоводческих товариществ и др.
Поисковая система в целом зарекомендовала себя положительно. Если в процессе поиска обнаруживаются десятки документов (в том случае, если просматривается вся база данных по всем фондам), вводятся дополнительные данные:
- выбирается определенный фонд из списка;
- уточняется приблизительная дата документа;
- выбирается из списка вид документа – постановление, распоряжение, решение и т.д.
Найденные документы можно выстроить по хронологии, и что важно, их возможно сразу же  отправить для распечатки на принтер.
Для работы в программе «Электронный архив» предусмотрены различные уровни доступа. Системным администратором устанавливаются отдельные пароли на каждую фамилию оператора и его вид работы:
1) Доступ для поисковой работы – оператор работает с программой без возможности вносить изменения в файлы и структуру документа. Подразумевается, что операторы с этим уровнем доступа будут иметь возможность только искать необходимые документы в базе данных и при необходимости отправлять их на печать.
2) Доступ индексирования – оператор дополнительно получает возможность индексировать документы, вносить изменения в структуру файла, добавлять и стирать информацию. Для этого уровня рекомендуются опытные, уверенные пользователи программы.
3) Доступ администрирования – оператор пользуется всеми возможностями программы: вносит необходимые изменения в саму программу, при необходимости ведет контроль действий первых двух операторов, отслеживает их работу, занимается устранением проблем в программе, следит за функциональным состоянием системы сервера. Для этого уровня доступа рекомендуются лица, владеющие компьютером на уровне программирования.
Плюсы и минусы системы "Электронный архив", с учётом практики её применения в архивном отделе администрации г. Сочи. На данный момент программа "Электронный архив", бесспорно, превосходят ранее разработанные в крае отдельные специализированные программы.
Гибкая система поиска позволяет находить необходимую информацию в течение нескольких секунд. Программа надежно защищена от случайного стирания информации. Система защиты разработана таким образом, что в случае поломки сервера, рабочих станций или жестких дисков информация сохранятся. Массив базы данных дублируется через серверную часть на внешние накопители.
Не менее важным плюсом является то, что в программу можно интегрировать раннее созданные поисковые программы, в том числе на уровне заголовка документа и ключевых слов. То есть труд архивистов даром не пропадет.
Еще одним плюсом является простота и удобство самой программы. Освоить оборудование  и программу» может практически любой специалист архива.
Минусом осуществляемого проекта "Формирование электронного архива администрации города Сочи" является его высокая стоимость. Это закупка необходимого оборудования, программного обеспечения, оплата предоставляемых услуг.
Сканирование и индексирование архивных документов силами специалистов сторонней организации возможно, как показывает пример архивного отдела администрации города Сочи, однако оплачивается отдельно и довольно дорого. В 2011 году согласно договору с ЗАО "ПроСофт-М" запланирована оцифровка 3700 дел из нескольких фондов за период, начиная с 1920 года по 2000 год.
Крайне желательно является наличие в архиве системного администратора для поддержки и обслуживания системы, в идеале – на уровне программиста.
Таким образом, прогнозируемая эффективность создания электронной базы данных архивных документов очевидна и заключается в следующих факторах:
- сократится время на исполнение социально-правовых запросов граждан и юридических лиц;
- физический износ архивных документов и риск их утраты станут минимальными;
- наличие страховой электронной копии обеспечит долговременную сохранность информации, исключит влияние человеческого фактора.
Благодаря совмещению традиционных и современных подходов можно добиться значительного усиления эффективности архивной деятельности на этапе модернизации российского общества.
Перевод документов на бумажной основе в электронный вид позволит оперативно осуществлять поиск необходимых документов. Оцифрованные документы при необходимости можно вывести на печать, что позволяет существенно уменьшить механический контакт и тем самым увеличить срок хранения документов.

 

 

 

 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83