Состояние и перспективы развития информационной базы данных «Награды»
в Государственном архиве Карачаево-Черкесской Республики

 

Основными направлениями деятельности республиканского государственного учреждения «Государственный архив КЧР» (далее – РГУ «ГА КЧР») как и в других архивах РФ является: обеспечение сохранности документов, комплектование документами регионального архивного фонда, использование документов для обеспечения потребностей общества в документной информации, а также создание системы НСА к документам архива. Подробнее остановимся на последнем из направлений, так как, на мой взгляд, в условиях построения информационного общества значение его составляющих возрастает.
Создание научно-справочного аппарата к документам архива, как правило, сводилось к созданию и усовершенствованию описей к фондам, пополнению каталогов, созданию тематических и пофондовых картотек, указателей, составлению путеводителей и обзоров. В 1990-х гг. в архивах стали создавать автоматизированные информационно – поисковые системы, представляющие собой информационный комплекс, функционирующий на основе ЭВМ (преимущественно ПК), обеспечивающий сбор, хранение, актуализацию и обработку информации, в целях поддержки какого-либо вида деятельности.
Целью автоматизации информационных процессов в архиве является ускорение и повышение качества поиска документной информации в больших комплексах документов.
Внедрение автоматизированных технологий, в первую очередь, зависит от оснащенности архива компьютерной техникой и степени подготовки сотрудников к работе с базами данных. В соответствии с реализацией федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)» и на средства, заработанные отделом научно-технической обработки документов РГУ «ГА КЧР», были приобретены 9 компьютеров. На 01.01.2011 г. на 2-х сотрудников архива приходится 1 компьютер.
В архиве КЧР на 2011 год действуют два вида автоматизированных информационно-поисковых систем: учетные, обеспечивающие единую систему государственного учета документов, и тематические, раскрывающие состав и содержание документов архива.
В процесс создания учетных автоматизированных информационно-поисковых систем РГУ «ГА КЧР» включился с 2004 года, в соответствии с «Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах», утвержденным приказом Росархива от 23.10.2000 г. № 64. База данных «Архивный фонд» выполняет учетную функцию, что позволяет создать единую информационную систему по учету документов. Всего по состоянию на 01.01.2011 г. объем базы данных «Архивный фонд» составляет 14,7 Мб, введена информация по 430 фондам из 970,  т.е. 44% от общего количества фондов.
Созданию тематических автоматизированных информационно-поисковых систем в РГУ «ГА КЧР» предшествовало принятие 24 ноября2004 г. Народным Собранием (Парламентом) КЧР Республиканского закона № 223-РЗ  «О почетном знаке КЧР «Материнская слава». Награждение приурочивалось к Дню семьи (15 мая) и Дню матери (26 ноября). Закон распространялся на лиц, которые не награждались в советское время, но в связи с тем, что мамочки  не помнили факт награждения или ненаграждения, то возрос поток обращений граждан за архивными справками.
Количество обращений в РГУ «ГА КЧР» по данной награде с2006 г. по май 2011 года составило 2834, из них были награждены Правительством КЧР 1357.
Архивным работникам пришлось исполнять запросы в максимально регламентированные сроки. Все это и вызвало необходимость создания первой тематической базы данных «Награды», в которую в дальнейшем мы планируем внесение награжденных следующими правительственными наградами: орден «Мать-Героиня», орден «Материнская Слава», медаль «Медаль Материнства», медаль «За трудовую доблесть», медаль «За трудовое отличие», медаль «Ветеран труда», орден «Знак Почета» и другие.
В 2010 году был начат ввод информации в базу данных «Награды» - медаль «Медаль Материнства» (1946-1990 гг.). По состоянию на 1 мая 2011 года внесено в базу данных 20.000 записей по 140 ед. хранения, ввод данных продолжается и в настоящее время.
Данная информационная система позволяет формировать и осуществлять по заданным критериям поиск, просмотр, печать и корректировку выбранной страницы.
Для удобства пользователя, вся база данных сведена в табличную форму с соответствующими критериями: Ф.И.О. награждаемой; место жительства (адрес); место работы; количество детей; название медали, ордена; документ, на основании которого осуществлялось награждение; дата документа; архивный шифр (номер фонда, описи, дела, листа). На каждой странице располагается по 10 записей.
 
Ввод.
Ввод информации осуществляется по Указам Президиума Верховного Совета РСФСР, содержащихся в документах «Исполнительного комитета Карачаево-Черкесского областного Совета народных депутатов» и «Исполнительного комитета Черкесского областного Совета народных депутатов».
 
Поиск.
Для поиска записи по определенным критериям выбора заполняются соответствующие поля в информационно-поисковой системе. Система выдает все данные о награждаемой ниже в таблице в соответствии с критериями поиска. При поиске в поле ввода «Ф.И.О.» должно заноситься не меньше 5 символов, а в поле «Введите количество детей» вносятся только арабские цифры.
Если запрашиваемое лицо имеет 8-х детей, система выдает данные по награждению в хронологическом порядке, то есть сведения о награждениях за 5-го, 6-го, 7-го, 8-го ребенка (Таблица 4), так как медалью награждались матери, имеющие 5 и более детей.
Для редактирования, удаления и перевода в Microsoft Word записи из базы данных (БД) в таблице предусмотрена графа «Операции».
Завершающим этапом программы после просмотра и сверки награждаемого лица, является перевод записи в Microsoft Word документ - бланк (ответ) архива.
Согласно Нормам времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами п.5.1.4.4 (М.2007 г.), утвержденным ВНИИДАД, норма выработки на исполнение запроса по награждениям государственными наградами составляет 4 запроса в день. После ввода информационной системы «Награды» работа по исполнению запросов о подтверждении награждения медалями ускорилась: 260 запросов были выполнены за 4 дня, то есть за 1 день - 65 запросов.
Таким образом, создание автоматизированного научно-справочного аппарата - базы данных «Награды» ускорило время исполнения запросов пользователей, облегчило труд архивиста, избавив его от выполнения многих рутинных операций, а главное способствовало обеспечению сохранности документов.
Именно создание тематических баз данных к определенным комплексам архивных документов на основе единых методических подходов и «однородного» программного обеспечения позволит архивам превратиться из информационной системы «для себя» в информационную систему «для общества». Однако следует заметить, что процесс этот не быстрый, кропотливый, требующий вложения финансовых средств.
В дальнейшем, архив планирует продолжить дальнейший ввод правительственных наград по документам РГУ «ГА КЧР».
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83