«Из опыта работы ГКУ КК «Архив документов по личному составу Краснодарского края»
по созданию страхового фонда  с последующей оцифровкой документов».

 

Документы являются важнейшим информационным ресурсом и продуктом любого рода деятельности современного общества. В документах аккумулируется, хранится и передается потомкам национальное, научное, культурное и историческое наследие. Каждый документ имеет свою судьбу, своего исследователя, своё время…
Однако всегда имеется риск безвозвратной утраты документов из-за естественного физического разрушения,  преднамеренных действий, техногенных катастроф и других обстоятельств.
Информационное содержание и юридическая сила утраченных документов могут быть эквивалентно замещены только в виде заранее изготовленных и надежно хранимых  страховых (резервных) копий, достоверно воспроизводящих информационное содержание и юридический статус утраченных документов.
Из имеющихся средств репрографии выбираются самые лучшие, надежные и эффективные, позволяющие не только сохранить фонды, но и сделать их более доступными.
Достоинствами микрофильмов являются долговечность, компактность, удобство транспортировки, простота в эксплуатации, низкая стоимость изготовления по сравнению с оцифровкой, возможность сочетания с другими способами переформатирования. Использование рулонных микрофильмов исключает потерю или умышленное искажение текстового или графического материла, позволяет при необходимости объединять документы, их части и отдельные фрагменты, создавая практически новый документ без участия печатного станка. Именно с рулонных микрофильмов, как правило, получают наиболее качественную оцифрованную копию.
На базе отдела реставрации нашего архива в 2010 году начала работать лаборатория по микрофильмированию и оцифровке документов.
Специалисты архива посетили Центр микрографии и реставрации документов города Москвы, отдел микрофильмирования Государственного архива Российской Федерации. Целью рабочей поездки явилось: знакомство с работой Центра микрографии и ГАРФа; обмен опытом работы в области создания страхового фонда и фонда пользования; знакомство с передовыми технологиями при проведении контроля качества изображения и состояния негатива; с правильностью оформления технической документации и др.
В лаборатории выполняются следующие этапы технологического процесса: съемка оригиналов на пленку, химико-фотографическая обработка пленки, контроль качества изображения и состояния негатива, копирование на галогенсеребряную пленку, химико-фотографическая обработка позитива, контроль качества изображения и позитива, сканирование позитива и его перевод в цифру.
Часто у хранителей фондов перед копированием возникает вопрос — провести реставрацию документа до или после перевода его на другие носители. Принимая решение, следует помнить, что в процессе микрофильмирования дефекты оригинала не только сохраняются на микрофильме, но и усиливаются. При съемке документа после реставрации не исключается возможность потери значимой для исследователей информации. А при ошибке реставратора — утрата подлинника.
Документы микрофильмируют постранично. Значительно улучшается качество микрофильмирования, если документы расплетены.
Тугой переплёт не позволяет произвести съёмку («уходящего в переплёт» текста), что на практике сводит «на нет» наличие микрофильма как защитного по отношению к оригиналу: исследователь вправе требовать в данном случае оригинал.
Специалист лаборатории нашел решение этой проблемы:
Для толстых дел при съемке под обложку подкладываем поролон разной толщины, в зависимости от толщины дела и на сгиб листа под прижимное стекло кладем  линейку – это позволяет делать снимки без расшивки документа.
Отснятый негатив первого поколения проявляют в проявочной машине, промывают, фиксируют, снова промывают и сушат.
Специалист архива определяет его качество и принимает решение о возможности изготовления позитивной копии. Позитивные микрофильмы выдаются читателям, с них делаются копии микрофильмов. Основное назначение негативных микрофильмов — создание страхового фонда и производство позитивных копий.
Позитивную копию получают с негативной методом контактной печати. Она также проходит стадию проявки, промывки, фиксации, следующей промывки, сушки и контроля качества.
Изготовленные микрофильмы  наматывают на специальные катушки и упаковывают в коробки, на крышках которых проставляется шифр микрофильма.
За 2010 год создан страховой фонд 100 ед. хр., что составило 25 тыс. кадров. В 2011 году планируется изготовление микрофильмов страхового фонда и фонда пользования в следующем объеме -7 тыс. кадров – страховой фонд, фонд пользования и оцифровка, 25 тыс. кадров – фонд пользования и оцифровка. В ГКУ КК «Государственный архив Краснодарского края» потребность в изготовлении микрофильмов страхового фонда и фонда пользования - 2643 ед. хр. (660 тыс. кадров).  Следует отметить, что оцифровка занимает больше времени, чем создание страхового фонда и фонда пользования на пленочном носителе.
Сегодня, наряду с зарекомендовавшими себя и проверенными временем микрографическими копиями документов, назрела необходимость закладывать в страховой фонд и электронные копии документов, позволяющие оперативно получить доступ к хранимой информации и осуществить ее передачу по каналам связи.
С помощью пленочного сканера происходит процесс сканирования кадров и сохранение их отдельными файлами (папка-дело, страницы-файлы в формате JPEG).
Формирование цифровых изображений, преобразование аналогового изображение в цифровое основывается на тех же общих принципах, что и зарекомендовавшее себя микрофильмирование: заместитель, или цифровая копия, является точной репродукцией оригинала.
Указанные процессы позволяют осуществлять перезапись документированной информации с аналоговых носителей (бумажных, микрографических) на электронные носители и обратно по представленной схеме.
Используя электронно-микрографические технологии наиболее ценные документы, представляющие собой национальное, историческое и культурное наследие для их гарантированного хранения могут быть переведены на микрографические носители. Фирма «Кодак» гарантирует сохранение информации на негативной пленке не менее 500 лет – при соблюдении технологического процесса и выполнении работ на всех этапах согласно ГОСТам микрофильмирования).
Востребованность данного документа будет высокой, поскольку оцифровка занимает все большее место в процессах документооборота и создания различных фондов электронных документов, начиная от оперативных фондов пользования и заканчивая страховыми фондами для долговременного хранения.
Однако следует отметить, что оцифровка на сегодняшний день не может конкурировать с микрофильмированием с точки зрения получения документа долговременного хранения, но её возможности необходимо использовать для создания рабочих копий, которые можно тиражировать в неограниченном количестве, минуя сложный процесс химической обработки, необходимый для получения микрофильмов. Там, где не требуется долговременное хранение информации, желательно применять только оцифровку оригиналов.
В заключение хочется отметить, что микрофильмирование — надежный, проверенный временем способ сохранения информации, но он требует хорошо налаженного процесса производства. Небольшие архивы не в состоянии позволить себе иметь собственные фотолаборатории. Необходимо повышать квалификацию специалистов. В этом году специалист нашего архива пройдет обучение по микрографии в ФГУП «НИИ репрографии» (г. Тула).
И как вывод из моего сообщения можно сказать следующее, что грамотное сочетание возможностей микрофильмирования и оцифровки позволяет сохранять ценные оригиналы, делая их более доступными для пользователей.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83